Przejdź do treści
INTEGRACJA Z COMARCH ERP OPTIMA
Import faktur do Comarch ERP Optima bez pracy rozproszonej
Comarch zapowiedział, że import dokumentów do Optimy plikiem XML pracy rozproszonej ma być objęty licencją Comarch OCR&KSeF, a każdy zaimportowany dokument ma zmniejszać wykupiony pakiet. Termin został odsunięty, ale kierunek pozostaje.
Biuro pracujące z KT Desk nie musi na to czekać. Faktury pobrane z KSeF, zaakceptowane i opisane przez klienta biura, KT Desk eksportuje tak jak dotychczas. Plik wczytuje do Comarch ERP Optima bezpłatne narzędzie KT-SOFT, które nie używa funkcji pracy rozproszonej, więc nie podlega zapowiedzianemu licencjonowaniu i nie zużywa pakietu OCR&KSeF.
✓ Wczytanie dokumentów do Comarch ERP Optima z pominięciem funkcji pracy rozproszonej.
✓ Niezależność od licencjonowania pracy rozproszonej i pakietu Comarch OCR&KSeF.
✓ Bez opłat za dokument: pobieranie z KSeF i eksport w cenie abonamentu KT Desk, narzędzie do wczytania bezpłatne.
✓ Ten sam plik, ten sam proces co dziś. Zmienia się tylko ostatni krok.
✓ Do Optimy trafiają tylko dokumenty wybrane przez biuro, razem z kategoriami i opisami klienta.
Czy praca rozproszona w Comarch ERP Optima będzie płatna?
W sierpniu 2026 Comarch poinformował, że od października 2026 import plików XML pracy rozproszonej do rejestru VAT zakupu, rejestru VAT sprzedaży oraz ewidencji dodatkowej przychodów i kosztów będzie kontrolowany licencyjnie i będzie wymagał pakietu Comarch OCR&KSeF. Każdy poprawnie zaimportowany dokument miał zmniejszać limit pakietu, niezależnie od modelu licencji Optimy. 9 września 2026 Comarch ogłosił, że zmiana nie wejdzie w życie w październiku, a o ewentualnym nowym terminie poinformuje z wyprzedzeniem. Eksport w pracy rozproszonej oraz wymiana przez IWD pozostają bezpłatne. Licencjonowanie dotyczy funkcji importu pracy rozproszonej w Optimie, a nie samego pliku XML. Plik można wczytać do Optimy innym narzędziem. KT-SOFT, producent KT Desk, udostępnia bezpłatnie narzędzie, które zapisuje dokumenty z pliku w rejestrach Optimy bez użycia tej funkcji.
Comarch ERP Optima
Co Comarch zapowiedział w sprawie pracy rozproszonej
Praca rozproszona to mechanizm Comarch ERP Optima do przenoszenia dokumentów i słowników między bazami, na przykład z działu sprzedaży do księgowości albo od klienta do biura rachunkowego. Ma dwa warianty: plik XML zapisywany na dysku i importowany w bazie księgowej oraz Internetową Wymianę Dokumentów (IWD) przez serwer Comarch.
Z pliku XML pracy rozproszonej korzysta też większość aplikacji zewnętrznych, które przekazują faktury do Optimy, w tym KT Desk.
Według komunikatu Comarch z sierpnia 2026 (stan: 10 września 2026):
- import plików XML pracy rozproszonej do rejestru VAT zakupu, rejestru VAT sprzedaży oraz ewidencji dodatkowej przychodów i kosztów miał być od października 2026 kontrolowany licencyjnie,
- import miał wymagać pakietu Comarch OCR&KSeF, a każdy poprawnie zaimportowany dokument miał zmniejszać jego limit,
- zasada miała obowiązywać w każdym modelu licencji Optimy, także w subskrypcji,
- pakiet Comarch KSeF nie zastępuje pakietu OCR&KSeF w tym zakresie,
- eksport w pracy rozproszonej, import JPK do rejestru VAT oraz wymiana przez IWD pozostają bezpłatne.
- Ważne: zasady licencjonowania, terminy i cennik pakietów ustala Comarch i mogą się one zmieniać. Przed decyzją sprawdź aktualny komunikat producenta lub zapytaj swojego partnera Comarch.
Co to oznacza dla biura rachunkowego
Pakiety Comarch OCR&KSeF są liczone w dokumentach lub stronach i zaczynają się od ok. 130 zł netto miesięcznie (stan: wrzesień 2026, wg ofert partnerów Comarch). Biuro, które importuje do Optimy kilkaset lub kilka tysięcy faktur miesięcznie, musiałoby dobrać pakiet do wolumenu wszystkich obsługiwanych firm. Każdy dokument przekazany przez funkcję importu pracy rozproszonej stałby się kosztem, nawet jeśli został już opłacony w narzędziu, które go przygotowało.
Dlaczego IWD nie rozwiązuje problemu biura
- Dla biura, które chce mieć jeden proces dla wszystkich klientów, potrzebny jest sposób wczytania pliku do Optimy niezależny od funkcji pracy rozproszonej.
Comarch wskazuje IWD jako bezpłatną alternatywę dla pliku XML.
IWD działa jednak między bazami Comarch ERP Optima przez serwer Comarch: klient pracujący w Optimie przekazuje dokumenty do Optimy biura.
Jeśli dokumenty pochodzą z KSeF, z aplikacji do obiegu faktur albo z systemu fakturującego klienta, który nie jest Optimą, IWD nie jest kanałem, którym da się je wprowadzić.
Jak wczytać faktury z KT Desk do Optimy bez pracy rozproszonej
Zapowiedź Comarch dotyczy funkcji importu pracy rozproszonej w Optimie, a nie samego pliku. Plik XML, który biuro pobiera z KT Desk, pozostaje bez zmian. Zmienia się tylko narzędzie, które go wczytuje. KT-SOFT, producent KT Desk, udostępnia narzędzie do wczytywania tego pliku do Comarch ERP Optima. Zapisuje ono dokumenty w rejestrze VAT zakupu, rejestrze VAT sprzedaży lub ewidencji dodatkowej wskazanej bazy bez wywoływania funkcji Narzędzia, Praca rozproszona, Import. Nie wymaga pakietu OCR&KSeF i nie zużywa jego limitu. Do Optimy trafia komplet danych z pliku: kontrahent, kwoty, stawki VAT, daty oraz kategoria i opis nadane przez klienta biura w KT Desk. Narzędzie jest bezpłatne dla użytkowników KT Desk. Docelowo import bez pracy rozproszonej zostanie wbudowany w KT Desk; dziś jest to osobny program uruchamiany po stronie biura na pliku wyeksportowanym z KT Desk.
01.
KT Desk pobiera faktury z KSeF
Po jednorazowej autoryzacji dokumenty wszystkich obsługiwanych firm pojawiają się w aplikacji automatycznie, bez logowania do KSeF dla każdej firmy osobno.
02.
Klient biura akceptuje i opisuje faktury
Klient przegląda swoje faktury w aplikacji webowej lub mobilnej, akceptuje je, wybiera kategorię i dodaje opis kosztu. Faktury sporne, prywatne zakupy na NIP firmy czy dokumenty do wyjaśnienia zatrzymują się na tym etapie.
03.
Biuro filtruje i eksportuje dokumenty
Biuro filtruje dokumenty po statusie akceptacji klienta, rodzaju dokumentu, kategorii i typie transakcji (krajowa, unijna, eksportowa) i pobiera plik do Comarch ERP Optima, tak jak dotychczas.
04.
Narzędzie KT-SOFT wczytuje plik do Optimy bez pracy rozproszonej
Zamiast funkcji Praca rozproszona, Import biuro uruchamia narzędzie KT-SOFT, wskazuje bazę firmy i plik. Dokumenty trafiają do rejestru VAT lub ewidencji dodatkowej razem z kategoriami i opisami klienta.
- Ważne: przed wdrożeniem w biurze wykonujemy import testowy na kopii bazy
PORÓWNANIE
Funkcja pracy rozproszonej vs IWD vs narzędzie KT-SOFT
Import pracy rozproszonej w Optimie
IWD
Narzędzie KT-SOFT
Zapowiedziane licencjonowanie Comarch
tak, pakiet OCR&KSeF (termin odsunięty 09.09.2026)
nie, bezpłatne
nie dotyczy, narzędzie nie używa funkcji pracy rozproszonej
Koszt za dokument
wg pakietu OCR&KSeF po wejściu zmiany
brak
brak, narzędzie bezpłatne dla użytkowników KT Desk
Źródło dokumentów
dowolna aplikacja generująca plik XML
tylko inna baza Comarch ERP Optima
plik z KT Desk
Akceptacja i opis przez klienta biura
poza procesem
poza procesem
w KT Desk, przed eksportem
Co trafia do Optimy
cały plik
cała paczka
dokumenty wybrane w KT Desk, z kategorią i opisem
Zmiana w procesie biura
brak
wymaga Optimy po stronie klienta
tylko ostatni krok: inne narzędzie do wczytania pliku
Tabela dotyczy sposobu wprowadzania dokumentów do Optimy. Optima pozostaje programem księgowym. KT Desk obsługuje etap wcześniejszy: pobranie z KSeF, akceptację i opis przez klienta oraz przygotowanie pliku.
Koszt importu do Optimy nie zależy od decyzji producenta
Korzyści dla biura:
- stały, przewidywalny koszt niezależny od liczby importowanych faktur,
- brak pakietu OCR&KSeF do dobrania i pilnowania,
- ten sam plik i ten sam proces co dziś, zmienia się tylko narzędzie do wczytania,
- kategorie i opisy klienta w Optimie bez przepisywania,
- pełna kontrola nad tym, co trafia do rejestrów.
Biuro, które wczytuje pliki funkcją pracy rozproszonej, ma koszt zależny od komunikatu Comarch: dziś zero, po wejściu zmiany pakiet dobrany do wolumenu.
W KT Desk abonament zależy tylko od liczby obsługiwanych firm. Pobieranie z KSeF, akceptacja klienta, opis i eksport do Optimy są w cenie, bez opłat za dokument, pakietów i limitów. Narzędzie do wczytania pliku jest bezpłatne, a wczytane nim dokumenty nie zużywają pakietu OCR&KSeF. Jeśli Comarch poda nowy termin licencjonowania pracy rozproszonej, dla biura pracującego z KT Desk nic się nie zmieni.
Najczęstsze pytania o pracę rozproszoną i import do Optimy
Na dzień 10 września 2026 nie. Comarch zapowiedział w sierpniu 2026 licencjonowanie importu XML pracy rozproszonej pakietem OCR&KSeF od października 2026, a 9 września 2026 odsunął tę zmianę w czasie bez podania nowego terminu. Eksport i IWD pozostają bezpłatne. Aktualne warunki określa producent.
Importu plików XML pracy rozproszonej do rejestru VAT zakupu, rejestru VAT sprzedaży oraz ewidencji dodatkowej przychodów i kosztów. Import JPK do rejestru VAT nie miał być traktowany jako praca rozproszona.
Według komunikatu Comarch nie. Licencjonowanie pracy rozproszonej miało dotyczyć wyłącznie pakietu Comarch OCR&KSeF. Pakiet Comarch KSeF go nie zastępuje.
Nie. Plik można wczytać narzędziem KT-SOFT, które zapisuje dokumenty w Optimie bez użycia funkcji Praca rozproszona, Import. Zapowiedziane licencjonowanie dotyczy tej funkcji, nie pliku. Biura, które chcą korzystać z funkcji Optimy, nadal mogą to robić.
Nie. Jest bezpłatne dla użytkowników KT Desk. Pobieranie z KSeF, akceptacja klienta, opis i eksport do Optimy są w cenie abonamentu, bez opłat za dokument, pakietów i limitów.
Do rejestru VAT zakupu, rejestru VAT sprzedaży i ewidencji dodatkowej przychodów i kosztów, czyli do tych samych miejsc, których dotyczy zapowiedź Comarch. Do Optimy trafia komplet danych z pliku, w tym kategorie i opisy klienta z KT Desk.
Dostęp do bazy firmy w Optimie po stronie biura. Konfigurację przeprowadzamy razem podczas wdrożenia, a import testowy wykonujemy na kopii bazy.
IWD jest bezpłatne, ale służy wymianie między bazami Comarch ERP Optima. Faktur z KSeF, z obiegu dokumentów lub z systemu fakturującego, który nie jest Optimą, nie da się nim wprowadzić. KT Desk z narzędziem KT-SOFT daje jeden proces dla wszystkich klientów biura, niezależnie od tego, w czym wystawiają faktury.
Nie. Optima pozostaje programem księgowym. KT Desk obsługuje pobranie faktur z KSeF, akceptację i opis przez klienta oraz przygotowanie pliku do importu.
Abonament zależy od liczby obsługiwanych firm i zaczyna się od 100 zł netto miesięcznie. Wszystkie funkcje, w tym pobieranie z KSeF i eksport do programu księgowego, są w cenie. Szczegóły w cenniku.
Nie uzależniaj kosztów importu do Optimy od komunikatów producenta
Umów krótką prezentację i zobacz cały proces: od pobrania faktury z KSeF, przez akceptację klienta, po wczytanie dokumentów do Comarch ERP Optima bez pracy rozproszonej.
