Wystawianie faktur > Utworzenie nowej faktury

Typ faktury „Rozliczenie zaliczki” (nazywany również fakturą końcową lub fakturą rozliczającą) stosuje się w momencie finalnej realizacji zamówienia, na poczet którego wcześniej pobrano od klienta jedną lub więcej zaliczek.

Proces tworzenia faktury rozliczenia zaliczki polega na wypełnieniu wymaganych pól, które są grupowane w sekcjach.

Dane dokumentu

W tej sekcji określamy podstawowe informacje dotyczące wystawianej faktury takie jak:

1.Typ faktury – rozliczenie zaliczki

2.Tryb cen – określa czy ceny będą wprowadzane w wartościach brutto czy netto,

3.Waluta – pozwala wskazać walutę faktury. Gdy została wybrana waluta inna niż PLN system automatycznie pobierze kurs waluty z NBP aby wyliczyć wartość podatku VAT w złotówkach,

4.Data wystawienia – data wystawienia dokumentu,

5.Data dostawy/usługi – data dostawy towaru lub wykonania usługi,

6.Numer faktury – numer dokumentu. Gdy w ustawieniach ustawiliśmy numerację automatyczną, pole to będzie nieaktywne, a numer zostanie nadany przez system.

Strony faktury

1.Sprzedawca - podstawowe dane firmy uzupełnione automatycznie przez system

2.Nabywca - podstawowa dane nabywcy:

a.Nazwa firmy / osoba fizyczna - system pamięta 20 ostatnich wpisów i podpowiada do szybkiego wybrania.

b.Rodzaj identyfikacji

i.NIP (polski)

ii.VAT UE

iii.Inny identyfikator

iv.Brak identyfikatora

c.Numer NIP - po wprowadzeniu numeru NIP komplet danych można pobranać z GUS "Pobierz z GUS".

d.Dane adresowe

e.Dodatkowe oznaczenia:

i.JST - Oznaczenie transakcji realizowanej z udziałem jednostek samorządu terytorialnego (np. gmin, powiatów, województw) oraz ich jednostek budżetowych i zakładów budżetowych (np. szkół, przedszkoli, miejskich ośrodków pomocy społecznej czy urzędów miast).

ii.Grupa VAT - Oznaczenie transakcji, w której jedną ze stron jest Grupa VAT – czyli grupa prawnie niezależnych spółek/podmiotów powiązanych ze sobą finansowo, ekonomicznie i organizacyjnie, które zarejestrowały się w urzędzie skarbowym jako jeden wspólny podatnik VAT.

iii.Podmioty powiązane - Oznaczenie transakcji dokonywanej pomiędzy podmiotami, między którymi istnieją powiązania kapitałowe, osobowe, rodzinne lub wynikające ze stosunku pracy (zgodnie z przepisami o cenach transferowych).

3.Podmioty trzecie - Kliknij „Dodaj podmiot" jeśli faktura wymaga podmiotu 3 zgodnie z KSeF.

Rozliczenie zaliczek

W tym polu należy wskazać wszystkie zaliczki wystawione na poczet zamówienia.

1.Tryb - wybierz właściwy w oparciu o źródło tworzenia zaliczki:

a.Z systemu - zaliczka była tworzona w KT Desk, wskaż ją w polu "Faktura zaliczkowa"

b.Nr KSeF - zaliczka była tworzona poza systemem KT DESK, wprowadź jej numer KSeF w polu "Numer KSeF faktury zaliczkowej".

c.Nr Faktury - zaliczka była tworzona poza systemem KT DESK, wprowadź jej numer właściwy w polu "Numer faktury zaliczkowej"

2. Kwota brutto zaliczki.

3. Kliknij "Dodaj zaliczkę" jeśli dla zamówienia było tworzonych więcej faktur zaliczkowych.

Pozycje zamówienia

Wprowadź pełne dane pozycji i wartości zamówienia:

1.Nazwa towaru/usługi

2.Ilość

3.Jednostka miary

4.Cena netto

5.VAT - faktury zaliczkowe i rozliczeniowe nie obsługują pozycji z mieszanymi stawkami VAT. Każda pozycja na tej fakturze musi mieć tę samą stawkę VAT.

6.Opcjonalnie GTU oraz procedury JPK

7.Kliknij "Dodaj pozycję" jeśli zamówienie obejmowało więcej pozycji.

Sprawdź podsumowanie - powinno wykazywać kwotę do zapłaty po rozliczeniu wszystkich wprowadzonych zaliczek.

Uwagi

Miejsce na uwagi do faktury - pole ograniczonego maksymalnie do 256 znaków.

Płatność

1.Dołącz do płatności - steruje czy te informacje mają być dołączone do dokumentu.

2.Status płatności

3.Termin płatności

4.Forma płatności

5.Rachunki bankowe

Zamówienia (opcjonalne)

1.Numer zamówienia

2.Data zamówienia

Opcje dodatkowe - do zaznaczenia

1.Metoda kasowa - VAT od rozliczenia płatności. Kiedy się stosuje - Stosują ją tzw. mali podatnicy (którzy wybrali ten sposób rozliczenia w urzędzie skarbowym). Chroni ona firmę przed koniecznością płacenia VAT-u z własnej kieszeni za nieopłacone faktury.

2.Odwrotne obciążenie - Nabywca rozlicza VAT. Kiedy się stosuje - Przede wszystkim w transakcjach międzynarodowych (np. sprzedaż usług lub towarów pomiędzy firmami z różnych krajów UE bądź spoza UE). W obrocie krajowym funkcja ta została w większości zastąpiona przez Mechanizm Podzielonej Płatności (MPP).

3.Mechanizm podzielonej płatności - dla transakcji wyższych niż lub równych 15000 PLN. Kiedy się stosuje - Obowiązkowo, gdy spełnione są łącznie trzy warunki:

1.Kwota brutto na fakturze wynosi co najmniej 15 000 PLN (lub równowartość tej kwoty w walucie obcej).

2.Transakcja odbywa się pomiędzy firmami (B2B).

3.Faktura dokumentuje sprzedaż towarów lub usług tzw. wrażliwych (wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT — np. budowlanka, elektronika, złom, części samochodowe, paliwa).

Kliknij "Podgląd faktury" jeśli chcesz wyświetlić wizualizację przed wysyłką.

Kliknij „Zapisz i wyślij do KSeF”. Status dokumentu zmieni się na Wysłany, a sam dokument zostanie przekazany do Krajowego Systemu e-Faktur.

Uwaga: Utworzony dokument w procesie edycji jest automatycznie zapisywany jako roboczy. Jeśli przed wysyłką z niego wyjdziesz, możesz szybko do niego powrócić (jest dostępny na liście faktur w zakładce "robocze").