Wystawianie faktur > Utworzenie nowej faktury

Faktura zaliczkowa to dokument księgowy, który wystawia się w momencie, gdy przedsiębiorca otrzyma od klienta część lub całość zapłaty (zaliczkę, przedpłatę, zadatek lub ratę) jeszcze przed faktyczną dostawą towaru lub wykonaniem usługi.

Proces tworzenia faktury zaliczkowej polega na wypełnieniu wymaganych pól, które są grupowane w sekcjach.

Dane dokumentu

W tej sekcji określamy podstawowe informacje dotyczące wystawianej faktury takie jak:

1.Typ faktury – zaliczkowa

2.Tryb cen – netto (bez możliwości zmiany),

3.Waluta – pozwala wskazać walutę faktury. Gdy została wybrana waluta inna niż PLN system automatycznie pobierze kurs waluty z NBP aby wyliczyć wartość podatku VAT w złotówkach,

4.Data wystawienia – data wystawienia dokumentu,

5.Data dostawy/usługi – data dostawy towaru lub wykonania usługi,

6.Numer faktury – numer dokumentu. Gdy w ustawieniach ustawiliśmy numerację automatyczną, pole to będzie nieaktywne, a numer zostanie nadany przez system.

Strony faktury

1.Sprzedawca - podstawowe dane firmy uzupełnione automatycznie przez system

2.Nabywca - podstawowa dane nabywcy:

a.Nazwa firmy / osoba fizyczna - system pamięta 20 ostatnich wpisów i podpowiada do szybkiego wybrania.

b.Rodzaj identyfikacji

i.NIP (polski)

ii.VAT UE

iii.Inny identyfikator

iv.Brak identyfikatora

c.Numer NIP - po wprowadzeniu numeru NIP komplet danych można pobranać z GUS "Pobierz z GUS".

d.Dane adresowe

e.Dodatkowe oznaczenia:

i.JST - Oznaczenie transakcji realizowanej z udziałem jednostek samorządu terytorialnego (np. gmin, powiatów, województw) oraz ich jednostek budżetowych i zakładów budżetowych (np. szkół, przedszkoli, miejskich ośrodków pomocy społecznej czy urzędów miast).

i.Grupa VAT - Oznaczenie transakcji, w której jedną ze stron jest Grupa VAT – czyli grupa prawnie niezależnych spółek/podmiotów powiązanych ze sobą finansowo, ekonomicznie i organizacyjnie, które zarejestrowały się w urzędzie skarbowym jako jeden wspólny podatnik VAT.

ii.Podmioty powiązane - Oznaczenie transakcji dokonywanej pomiędzy podmiotami, między którymi istnieją powiązania kapitałowe, osobowe, rodzinne lub wynikające ze stosunku pracy (zgodnie z przepisami o cenach transferowych).

3.Podmioty trzecie - Kliknij „Dodaj podmiot" jeśli faktura wymaga podmiotu 3 zgodnie z KSeF.

Dane zaliczki

1.Kwota zaliczki brutto,

2.Rodzaj faktury zaliczkowej:

a.Zwykła zaliczka - Wystawiasz pierwszą fakturę zaliczkową w danej transakcji.

b.Wskaż wcześniejsze zaliczki - Wystawiasz kolejną (drugą, trzecią itd.) fakturę zaliczkową do tego samego zamówienia i chcesz (lub musisz) powiązać ją z poprzednimi wpłatami.

c.Domknięcie zaliczki - Wystawiasz ostatnią fakturę, która podsumowuje całą transakcję i zeruje rozliczenia po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru.

Pozycje zamówienia

1.Nazwa towaru/usługi,

2.Ilość,

3.Jednostka miary,

4.Cena netto,

5.VAT - faktury zaliczkowe i rozliczeniowe nie obsługują pozycji z mieszanymi stawkami VAT. Każda pozycja na tej fakturze musi mieć tę samą stawkę VAT.

6.Opcjonalnie GTU oraz procedury JPK,

7.Kliknij "Dodaj pozycję" jeśli zamówienie obejmowało więcej pozycji.

Uwagi

Miejsce na uwagi do faktury - pole ograniczonego maksymalnie do 256 znaków.

Płatność

1.Dołącz do płatności - steruje czy te informacje mają być dołączone do dokumentu.

2.Status płatności

3.Termin płatności

4.Forma płatności

5.Rachunki bankowe

Zamówienia (opcjonalne)

1.Numer zamówienia

2.Data zamówienia

Opcje dodatkowe - do zaznaczenia

1.Metoda kasowa - VAT od rozliczenia płatności. Kiedy się stosuje - Stosują ją tzw. mali podatnicy (którzy wybrali ten sposób rozliczenia w urzędzie skarbowym). Chroni ona firmę przed koniecznością płacenia VAT-u z własnej kieszeni za nieopłacone faktury.

2.Odwrotne obciążenie - Nabywca rozlicza VAT. Kiedy się stosuje - Przede wszystkim w transakcjach międzynarodowych (np. sprzedaż usług lub towarów pomiędzy firmami z różnych krajów UE bądź spoza UE). W obrocie krajowym funkcja ta została w większości zastąpiona przez Mechanizm Podzielonej Płatności (MPP).

3.Mechanizm podzielonej płatności - dla transakcji wyższych niż lub równych 15000 PLN. Kiedy się stosuje - Obowiązkowo, gdy spełnione są łącznie trzy warunki:

1.Kwota brutto na fakturze wynosi co najmniej 15 000 PLN (lub równowartość tej kwoty w walucie obcej).

2.Transakcja odbywa się pomiędzy firmami (B2B).

3.Faktura dokumentuje sprzedaż towarów lub usług tzw. wrażliwych (wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT — np. budowlanka, elektronika, złom, części samochodowe, paliwa).

Kliknij "Podgląd faktury" jeśli chcesz wyświetlić wizualizację przed wysyłką.

Kliknij „Zapisz i wyślij do KSeF”. Status dokumentu zmieni się na Wysłany, a sam dokument zostanie przekazany do Krajowego Systemu e-Faktur.

Uwaga: Utworzony dokument w procesie edycji jest automatycznie zapisywany jako roboczy. Jeśli przed wysyłką z niego wyjdziesz, możesz szybko do niego powrócić (jest dostępny na liście faktur w zakładce "robocze").