KSeF dla biur rachunkowych

Pobieranie faktur KSeF do programów InsERT

KT Desk pobiera faktury z KSeF i przygotowuje je do importu w programach InsERT — plikiem EDI++ dla Rewizora i Rachmistrza w liniach GT i nexo. Pobieranie i eksport są w cenie abonamentu: bez InsPunktów, bez opłat za dokument i bez limitów. Biuro decyduje, które dokumenty trafiają do eksportu — filtruje je m.in. po statusie akceptacji przez klienta, rodzaju dokumentu, kategorii czy typie transakcji (krajowa, unijna, eksportowa). Razem z fakturą do programu trafiają kategorie i opisy klienta, których nie ma w samym KSeF.

Eksport plikiem EDI++ do Rewizora i Rachmistrza (GT i nexo).
Pobieranie z KSeF w cenie abonamentu — bez InsPunktów i opłat za dokument.
Bez limitu liczby pobieranych faktur.
Filtrowanie eksportu: status akceptacji klienta, rodzaj dokumentu, kategoria, typ transakcji.
Kategorie i opisy klienta trafiają do programu razem z fakturą — tych danych nie ma w KSeF.

InsERT

Jak pobrać faktury z KSeF do Rewizora lub Rachmistrza?

Faktury z KSeF można pobrać do programów InsERT na dwa sposoby.

Pierwszy: bezpośrednio w programie — obsługa KSeF w liniach GT i nexo jest rozliczana InsPunktami z portfela InsERT, więc przy większej liczbie dokumentów punkty z abonamentu mogą się wyczerpać i trzeba je dokupować.

Drugi: przez zewnętrzną aplikację, np. KT Desk, która pobiera faktury z KSeF i zapisuje je w pliku EDI++ do importu w Rewizorze lub Rachmistrzu (GT i nexo) — pobieranie i eksport są wtedy w cenie abonamentu, bez opłat za dokument. W KT Desk biuro filtruje dokumenty do eksportu (m.in. po statusie akceptacji przez klienta biura, rodzaju dokumentu i kategorii), a razem z fakturą do programu trafiają kategorie i opisy klienta, których nie ma w samym KSeF.

Ile kosztuje pobieranie faktur z KSeF bezpośrednio w programach InsERT?

W programach InsERT (linie GT i nexo) obsługa KSeF jest rozliczana punktowo. Według publicznych informacji dostawcy (stan: sierpień 2026):

operacje KSeF pobierają InsPunkty z portfela InsERT przypisanego do firmy lub biura,
aktywny abonament programów (m.in. Rewizora i Rachmistrza) zasila portfel określoną pulą punktów,
gdy pula się wyczerpie — co przy obsłudze wielu firm i dużej liczbie faktur następuje szybciej — kolejne InsPunkty trzeba dokupić.

Dla biura rachunkowego oznacza to koszt zależny od wolumenu dokumentów i konieczność pilnowania stanu portfela, żeby pobieranie faktur nie zatrzymało się w trakcie miesiąca.

Pobieranie przez KT Desk: w cenie abonamentu, bez punktów

W KT Desk nie ma punktów ani opłat za dokument. Pobieranie faktur z KSeF i eksport do pliku EDI++ są częścią abonamentu, który zależy wyłącznie od liczby obsługiwanych firm. Nie trzeba pilnować stanu żadnego portfela — liczba pobieranych faktur nie wpływa na koszt. Rewizor lub Rachmistrz pozostają miejscem księgowania. KT Desk obsługuje etap wcześniejszy: pobranie dokumentów z KSeF, akceptację i opis przez klienta biura oraz przygotowanie pliku do importu.

Jak to działa — krok po kroku

01.

KT Desk pobiera faktury z KSeF

Po autoryzacji dostępu dokumenty wszystkich obsługiwanych firm pojawiają się w aplikacji automatycznie — bez logowania do KSeF dla każdej firmy osobno i bez zużywania punktów.

02.

Klient biura akceptuje i opisuje faktury

Klient przegląda swoje faktury w aplikacji webowej lub mobilnej, akceptuje je, wybiera kategorię i dodaje opis kosztu. Dokumenty sporne lub niedotyczące działalności zatrzymują się na tym etapie.

03.

Biuro filtruje i eksportuje dokumenty do programu InsERT

Przy eksporcie biuro filtruje dokumenty na wiele sposobów: po statusie akceptacji klienta, rodzaju dokumentu, kategorii czy typie transakcji (krajowa, unijna, eksportowa). Może np. przekazać do księgowania wyłącznie faktury zaakceptowane przez klienta. Razem z fakturą eksportowane są kategorie i opisy klienta. Biuro pobiera plik EDI++ w wariancie dla swojej linii (GT lub nexo) i importuje go w Rewizorze lub Rachmistrzu.

Dokumenty gotowe do księgowania w InsERT

Wybierz faktury, które są gotowe do księgowania i wyeksportuj je razem z kategoriami oraz opisami klienta do InsERT

PORÓWNANIE

KSeF bezpośrednio w InsERT vs. przez KT Desk

Bezpośrednio w programie InsERT

Przez KT Desk

Koszt pobrania dokumentu

InsPunkty z portfela InsERT (dokupywane po wyczerpaniu puli)

w cenie abonamentu, bez opłat za dokument

Przewidywalność kosztu

zależy od liczby dokumentów i stanu portfela

stały abonament wg liczby firm

Limit dokumentów

wg puli InsPunktów

bez limitu

Akceptacja przez klienta biura

poza programem (mail, telefon)

w aplikacji, przed importem

Kategorie i opisy klienta

brak w KSeF — uzupełniane ręcznie po imporcie

trafiają do programu razem z fakturą

Co trafia do księgowania

wszystkie pobrane dokumenty

dokumenty wybrane przez biuro — filtr m.in. po akceptacji klienta, rodzaju dokumentu i kategorii

Do programu trafia to, co wybierze biuro — razem z danymi, których nie ma w KSeF

Korzyści dla Biura:

Gdy program pobiera z KSeF wszystko, punkty zużywają się także na dokumenty, które nie powinny trafić do księgowania: faktury sporne, zakupy prywatne na NIP firmy, duplikaty. A sam dokument KSeF nie mówi, czego dotyczy koszt ani jak go zakwalifikować — te dane uzupełnia się ręcznie po imporcie.

W KT Desk klient biura najpierw widzi fakturę, akceptuje ją, przypisuje kategorię i dodaje opis. Przy eksporcie biuro filtruje dokumenty m.in. po statusie akceptacji, rodzaju dokumentu, kategorii i typie transakcji (krajowa, unijna, eksportowa) — przekazuje więc do Rewizora lub Rachmistrza dokładnie ten zakres dokumentów, który jest gotowy do księgowania. Razem z fakturą do programu trafiają kategorie i opisy klienta, których w samym KSeF nie ma.

Najczęstsze pytania o faktury KSeF w programach InsERT

Jak pobrać faktury z KSeF do Rewizora lub Rachmistrza?

Można skorzystać z wbudowanej obsługi KSeF (rozliczanej InsPunktami) albo pobrać faktury przez KT Desk i zaimportować plik EDI++ w Rewizorze lub Rachmistrzu — w liniach GT i nexo. W KT Desk pobieranie i eksport są w cenie abonamentu.

Czy pobieranie faktur z KSeF w programach InsERT jest płatne?

Obsługa KSeF w liniach GT i nexo zużywa InsPunkty z portfela InsERT. Abonament programów zasila portfel pulą punktów, ale po jej wyczerpaniu kolejne punkty trzeba dokupić. Aktualne zasady i ceny określa producent InsERT.

Czy pobieranie faktur przez KT Desk jest dodatkowo płatne?

Nie. Pobieranie z KSeF i eksport plikiem EDI++ są w cenie abonamentu KT Desk — bez punktów, opłat za dokument i limitów liczby faktur.

Które programy InsERT są obsługiwane?

KT Desk przygotowuje pliki EDI++ dla Rewizora i Rachmistrza w liniach GT i nexo. Zakres przenoszonych danych zależy od formatu — przed wdrożeniem warto wykonać import testowy.

Czy do programu trafiają wszystkie faktury z KSeF?

O tym decyduje biuro. Przy eksporcie dokumenty można filtrować m.in. po statusie akceptacji przez klienta, rodzaju dokumentu, kategorii i typie transakcji (krajowa, unijna, eksportowa). Biuro może np. przekazywać do księgowania wyłącznie faktury zaakceptowane przez klienta.

Czy opisy i kategorie klienta trafiają do Rewizora lub Rachmistrza?

Tak — razem z fakturą eksportowane są kategoria i opis dodane przez klienta biura w KT Desk. Tych danych nie ma w samym KSeF, więc przy pobieraniu bezpośrednio w programie trzeba by je uzupełniać ręcznie. Zakres przenoszonych danych zależy od formatu importu.

Czy KT Desk zastępuje Rewizora lub Rachmistrza?

Nie. Program InsERT pozostaje miejscem prowadzenia księgowości. KT Desk obsługuje pobranie faktur z KSeF, akceptację i opis przez klienta oraz przygotowanie pliku do importu.

Czy klient biura musi mieć dostęp do KSeF lub programu InsERT?

Nie. Klient korzysta tylko z aplikacji KT Desk (przeglądarka lub aplikacja mobilna). Dostęp do KSeF autoryzuje się raz, przy konfiguracji obsługiwanej firmy.