KSeF dla biur rachunkowych

Pobieranie faktur KSeF do programów InsERT

Niektóre programy księgowe pobierają osobną opłatę za własny moduł pobierania dokumentów z KSeF. W takim przypadku biuro może pobrać faktury przez KT Desk i zaimportować je do używanego programu w obsługiwanym formacie. Pozwala to uniknąć opłaty za pobieranie dokumentów z KSeF bezpośrednio w tym programie.

KT Desk pobiera faktury z KSeF i przygotowuje je do importu w programach InsERT — plikiem EDI++ dla Rewizora i Rachmistrza w liniach GT i nexo. Pobieranie i eksport są w cenie abonamentu: bez InsPunktów, bez opłat za dokument i bez limitów.

Biuro decyduje, które dokumenty trafiają do eksportu — filtruje je m.in. po statusie akceptacji przez klienta, rodzaju dokumentu, kategorii czy typie transakcji (krajowa, unijna, eksportowa). Razem z fakturą do programu trafiają kategorie i opisy klienta, których nie ma w samym KSeF.

Plik EDI++ z numerami KSeF Rachmistrz i Rewizor też rozliczają InsPunktami. Plik z KT Desk importuje się bez punktów, a bezpłatny KSeF Korektor uzupełnia po imporcie numery KSeF w programie.

Eksport plikiem EDI++ do Rewizora i Rachmistrza (GT i nexo).
Bez InsPunktów: ani za pobranie z KSeF, ani za import pliku EDI++ z numerami KSeF.
Bez limitu liczby pobieranych faktur.
Filtrowanie eksportu: status akceptacji klienta, rodzaj dokumentu, kategoria, typ transakcji.
Kategorie i opisy klienta trafiają do programu razem z fakturą — tych danych nie ma w KSeF.
Numery KSeF w programie i w JPK: po imporcie uzupełnia je bezpłatny KSeF Korektor (GT i nexo).

14 dni za darmo · konto gotowe w 24 h w dni robocze · bez umowy

InsERT

Jak pobrać faktury z KSeF do Rewizora lub Rachmistrza?

Faktury z KSeF można pobrać do programów InsERT na dwa sposoby. Pierwszy: bezpośrednio w programie — obsługa KSeF w liniach GT i nexo jest rozliczana InsPunktami z Portfela InsERT, więc przy większej liczbie dokumentów punkty z abonamentu mogą się wyczerpać i trzeba je dokupować.

Drugi: przez zewnętrzną aplikację, np. KT Desk, która pobiera faktury z KSeF i zapisuje je w pliku EDI++ do importu w Rewizorze lub Rachmistrzu (GT i nexo). Od aktualizacji z 31 grudnia 2025 r. plik EDI++ przenosi numery KSeF, a program rozlicza InsPunktami także dokumenty z numerem KSeF importowane z pliku.

Plik przygotowany przez KT Desk importuje się bez InsPunktów, a po imporcie bezpłatny program KSeF Korektor uzupełnia numery KSeF w programie, żeby JPK był poprawny. Pobieranie, eksport i KSeF Korektor są w cenie abonamentu KT Desk.

Biuro filtruje dokumenty do eksportu (m.in. po statusie akceptacji przez klienta biura, rodzaju dokumentu i kategorii), a razem z fakturą do programu trafiają kategorie i opisy klienta, których nie ma w samym KSeF.

Ile kosztuje pobieranie faktur z KSeF bezpośrednio w programach InsERT?

W programach InsERT (linie GT i nexo) obsługa KSeF jest rozliczana punktowo. Według publicznych informacji dostawcy (stan: październik 2026):

operacje KSeF pobierają InsPunkty z portfela InsERT przypisanego do firmy lub biura,
aktywny abonament programów (m.in. Rewizora i Rachmistrza) zasila portfel określoną pulą punktów,
gdy pula się wyczerpie — co przy obsłudze wielu firm i dużej liczbie faktur następuje szybciej — kolejne InsPunkty trzeba dokupić,
od aktualizacji z 31 grudnia 2025 r. (EDI++ 1.12) plik EPP przenosi numery KSeF, a program rozlicza InsPunktami także dokumenty z numerem KSeF importowane z pliku. Standardowy plik EDI++ z numerami KSeF, od biura lub z zewnętrznej aplikacji, nie omija więc tej opłaty.

Dla biura rachunkowego oznacza to koszt zależny od liczby dokumentów, niezależnie od tego, czy program pobiera je z KSeF, czy biuro importuje je z pliku. Usunięcie numerów KSeF z pliku nie jest rozwiązaniem: JPK_V7 od 2026 r. wymaga numerów KSeF przy fakturach.

Pobieranie przez KT Desk: w cenie abonamentu, bez punktów

W KT Desk nie ma punktów ani opłat za dokument. Pobieranie faktur z KSeF i eksport do pliku EDI++ są częścią abonamentu, który zależy wyłącznie od liczby obsługiwanych firm. Nie trzeba pilnować stanu żadnego portfela — liczba pobieranych faktur nie wpływa na koszt.

Rewizor lub Rachmistrz pozostają miejscem księgowania. KT Desk obsługuje etap wcześniejszy: pobranie dokumentów z KSeF, akceptację i opis przez klienta biura oraz przygotowanie pliku do importu.

Import pliku EDI++ z numerami KSeF bez InsPunktów

Stan: październik 2026

Rachmistrz i Rewizor rozliczają InsPunktami dokumenty z numerem KSeF importowane z pliku EDI++. Plik przygotowany przez KT Desk importuje się bez InsPunktów i bez komunikatu o punktach, w liniach GT i nexo. Po imporcie biuro uruchamia KSeF Korektor, bezpłatny program KT-SOFT dla linii GT i nexo, który uzupełnia numery KSeF zaimportowanych dokumentów w Rachmistrzu lub Rewizorze. Dokumenty mają komplet danych, a JPK_V7 zawiera numery KSeF.

Jak to działa — krok po kroku

01.

KT Desk pobiera faktury z KSeF

Po autoryzacji dostępu dokumenty wszystkich obsługiwanych firm pojawiają się w aplikacji automatycznie — bez logowania do KSeF dla każdej firmy osobno i bez zużywania punktów.

02.

Klient biura akceptuje i opisuje faktury

Klient przegląda swoje faktury w panelu klienta, akceptuje je, wybiera kategorię i dodaje opis kosztu. Dokumenty sporne lub niedotyczące działalności zatrzymują się na tym etapie.

03.

Biuro filtruje i eksportuje dokumenty do programu InsERT

Przy eksporcie biuro filtruje dokumenty na wiele sposobów: po statusie akceptacji klienta, rodzaju dokumentu, kategorii czy typie transakcji (krajowa, unijna, eksportowa). Może np. przekazać do księgowania wyłącznie faktury zaakceptowane przez klienta. Razem z fakturą eksportowane są kategorie i opisy klienta. Biuro pobiera plik EDI++ w wariancie dla swojej linii (GT lub nexo) i importuje go w Rewizorze lub Rachmistrzu. Import nie zużywa InsPunktów. Po imporcie biuro uruchamia KSeF Korektor, który uzupełnia numery KSeF w programie.

04.

KSeF Korektor uzupełnia numery KSeF w programie

Jednym uruchomieniem bezpłatny KSeF Korektor uzupełnia numery KSeF zaimportowanych dokumentów w Rachmistrzu lub Rewizorze (GT i nexo). Dokumenty są kompletne, JPK_V7 zawiera numery KSeF.

Dokumenty gotowe do księgowania w InsERT

Wybierz faktury, które są gotowe do księgowania i wyeksportuj je razem z kategoriami oraz opisami klienta do InsERT

PORÓWNANIE

Porównanie: KSeF bezpośrednio w InsERT vs przez KT Desk

Bezpośrednio w programie InsERT

Przez KT Desk

Koszt pobrania dokumentu

InsPunkty z portfela InsERT (dokupywane po wyczerpaniu puli)

w cenie abonamentu, bez opłat za dokument

Import pliku EDI++ z numerami KSeF

InsPunkty za każdy dokument z numerem KSeF

bez InsPunktów

Numer KSeF w programie i w JPK

z KSeF

uzupełnia bezpłatny KSeF Korektor po imporcie

Przewidywalność kosztu

zależy od liczby dokumentów i stanu portfela

stały abonament wg liczby firm

Limit dokumentów

wg puli InsPunktów

bez limitu

Akceptacja przez klienta biura

poza programem (mail, telefon)

w aplikacji, przed importem

Kategorie i opisy klienta

brak w KSeF — uzupełniane ręcznie po imporcie

trafiają do programu razem z fakturą

Co trafia do księgowania

wszystkie pobrane dokumenty

dokumenty wybrane przez biuro — filtr m.in. po akceptacji klienta, rodzaju dokumentu i kategorii

Do programu trafia to, co wybierze biuro — razem z danymi, których nie ma w KSeF

Korzyści dla Biura:

Gdy program pobiera z KSeF wszystko, punkty zużywają się także na dokumenty, które nie powinny trafić do księgowania: faktury sporne, zakupy prywatne na NIP firmy, duplikaty. A sam dokument KSeF nie mówi, czego dotyczy koszt ani jak go zakwalifikować — te dane uzupełnia się ręcznie po imporcie.

W KT Desk klient biura najpierw widzi fakturę, akceptuje ją, przypisuje kategorię i dodaje opis. Przy eksporcie biuro filtruje dokumenty m.in. po statusie akceptacji, rodzaju dokumentu, kategorii i typie transakcji (krajowa, unijna, eksportowa) — przekazuje więc do Rewizora lub Rachmistrza dokładnie ten zakres dokumentów, który jest gotowy do księgowania. Razem z fakturą do programu trafiają kategorie i opisy klienta, których w samym KSeF nie ma.

Najczęstsze pytania o faktury KSeF w programach InsERT

Jak pobrać faktury z KSeF do Rewizora lub Rachmistrza?

Można skorzystać z wbudowanej obsługi KSeF (rozliczanej InsPunktami) albo pobrać faktury przez KT Desk i zaimportować plik EDI++ w Rewizorze lub Rachmistrzu — w liniach GT i nexo. W KT Desk pobieranie i eksport są w cenie abonamentu.

Czy pobieranie faktur z KSeF w programach InsERT jest płatne?

Tak. Obsługa KSeF w liniach GT i nexo zużywa InsPunkty z portfela InsERT: za każdą e-fakturę pobraną z KSeF, a od aktualizacji z 31 grudnia 2025 r. także za dokumenty z numerem KSeF importowane z pliku EDI++. Abonament programów zasila portfel pulą punktów, po jej wyczerpaniu kolejne trzeba dokupić. Aktualne zasady i ceny określa producent InsERT.

Czy pobieranie faktur przez KT Desk jest dodatkowo płatne?

Nie. Pobieranie z KSeF, eksport plikiem EDI++ i KSeF Korektor są w cenie abonamentu KT Desk: bez punktów, opłat za dokument i limitów liczby faktur. Import pliku z KT Desk w Rachmistrzu lub Rewizorze też nie zużywa InsPunktów.

Czy import pliku EDI++ z numerami KSeF do Rachmistrza lub Rewizora zużywa InsPunkty?

W standardowym pliku EDI++ 1.12 tak: program rozlicza InsPunktami dokumenty z numerem KSeF, także importowane z pliku. Plik przygotowany przez KT Desk importuje się bez komunikatu i bez punktów, a po imporcie bezpłatny KSeF Korektor uzupełnia numery KSeF w programie.

Co to jest KSeF Korektor i czy jest potrzebny?

KSeF Korektor to program KT-SOFT uruchamiany po imporcie pliku EDI++ w Rachmistrzu lub Rewizorze. Uzupełnia numery KSeF zaimportowanych dokumentów, dzięki czemu JPK_V7 zawiera numery KSeF. Działa z liniami GT i nexo. Jest potrzebny, jeśli biuro chce importować dokumenty bez InsPunktów i mieć komplet danych KSeF w programie. Jest bezpłatny.

Czy nie wystarczy wyeksportować plik bez numerów KSeF?

Nie. Od 2026 r. JPK_V7 wymaga numerów KSeF przy fakturach, więc dokumenty bez numeru dają błędny JPK i trzeba je uzupełniać ręcznie. Dlatego po imporcie pliku z KT Desk numery KSeF uzupełnia bezpłatny KSeF Korektor.

Które programy InsERT są obsługiwane?

KT Desk przygotowuje pliki EDI++ dla Rewizora i Rachmistrza w liniach GT i nexo. Zakres przenoszonych danych zależy od formatu — przed wdrożeniem warto wykonać import testowy.

Czy do programu trafiają wszystkie faktury z KSeF?

O tym decyduje biuro. Przy eksporcie dokumenty można filtrować m.in. po statusie akceptacji przez klienta, rodzaju dokumentu, kategorii i typie transakcji (krajowa, unijna, eksportowa). Biuro może np. przekazywać do księgowania wyłącznie faktury zaakceptowane przez klienta.

Czy opisy i kategorie klienta trafiają do Rewizora lub Rachmistrza?

Tak — razem z fakturą eksportowane są kategoria i opis dodane przez klienta biura w KT Desk. Tych danych nie ma w samym KSeF, więc przy pobieraniu bezpośrednio w programie trzeba by je uzupełniać ręcznie. Zakres przenoszonych danych zależy od formatu importu.

Czy KT Desk zastępuje Rewizora lub Rachmistrza?

Nie. Program InsERT pozostaje miejscem prowadzenia księgowości. KT Desk obsługuje pobranie faktur z KSeF, akceptację i opis przez klienta oraz przygotowanie pliku do importu.

Czy klient biura musi mieć dostęp do KSeF lub programu InsERT?

Nie. Klient korzysta tylko z panelu klienta KT Desk w przeglądarce, gdzie widzi swoje faktury, akceptuje je i opisuje. Panel jest w cenie abonamentu biura. Dostęp do KSeF autoryzuje się raz, przy konfiguracji obsługiwanej firmy.

Pobieraj faktury z KSeF do Rewizora i Rachmistrza bez InsPunktów

Przetestuj cały proces na własnych fakturach: od pobrania z KSeF, przez akceptację klienta, po import pliku EDI++ w Rewizorze lub Rachmistrzu bez InsPunktów i uzupełnienie numerów KSeF przez KSeF Korektor. 14 dni za darmo, konto gotowe w 24 godziny w dni robocze.