Faktura w KSeF to dopiero początek pracy biura

KSeF zmienia sposób odbierania faktur, ale nie rozwiązuje całego procesu komunikacji pomiędzy firmą a biurem rachunkowym. Dokument może być dostępny w systemie, ale biuro nadal potrzebuje odpowiedzi na praktyczne pytania: czego dotyczy koszt, kto powinien go zaakceptować, jaką kategorię wybrać, czy faktura została zapłacona i czy do dokumentu trzeba dołączyć dodatkowe informacje.

Jeśli te ustalenia trafiają do maili, komunikatorów, SMS-ów i rozmów telefonicznych, obieg dokumentów KSeF zaczyna się rozpraszać. Pracownik biura ma fakturę w jednym miejscu, opis w drugim, odpowiedź klienta w trzecim, a status płatności jeszcze gdzie indziej.

KT Desk pomaga zamienić taki rozproszony proces w uporządkowany obieg faktur KSeF między firmą a biurem rachunkowym.

Problemy w obiegu faktur KSeF

  • Faktura jest w KSeF, ale brakuje opisu kosztu.
  • Klient odpowiada w mailu, a nie przy konkretnym dokumencie.
  • Biuro nie widzi od razu, które faktury wymagają reakcji.
  • Kategorie i opisy są uzupełniane ręcznie lub z opóźnieniem.
  • Akceptacje i wyjaśnienia gubią się w wielu kanałach komunikacji.
  • Dane trzeba później ręcznie przenosić do programu księgowego.

Elementy dobrego obiegu

  • dokument KSeF widoczny w jednym miejscu,
  • opis kosztu przypisany do faktury,
  • kategoria lub typ dokumentu,
  • pytania i odpowiedzi klienta przy dokumencie,
  • załączniki i dodatkowe informacje,
  • status akceptacji lub wyjaśnienia,
  • informacja o płatności,
  • możliwość pobrania danych w formacie programu księgowego.

Od pobrania faktury do informacji gotowej dla księgowości

Dobry obieg dokumentów KSeF powinien łączyć fakturę z kontekstem potrzebnym do jej obsługi. Sam plik dokumentu nie wystarczy, jeśli biuro musi później osobno prosić klienta o opis, kategorię, załącznik albo potwierdzenie płatności.

W praktyce proces powinien prowadzić dokument przez kilka etapów: pobranie z KSeF, sprawdzenie, opisanie, skategoryzowanie, zadanie pytania klientowi, akceptacje, uzupełnienie danych i przekazanie do dalszego księgowania. Każdy etap powinien mieć jasny status, właściciela i historię ustaleń.

KT Desk wspiera taki model pracy, dzięki czemu biuro i klient widzą, co trzeba zrobić z konkretną fakturą.

Obieg faktury KSeF w KT Desk

  1. 1

    Pobranie dokumentu z KSeF

    Faktura trafia do obiegu, a biuro może rozpocząć jej obsługę bez szukania dokumentu w mailach lub przesłanych plikach. Dokument jest punktem startowym dla dalszych informacji.

  2. 2

    Weryfikacja i przypisanie statusu

    Biuro widzi, czy dokument wymaga opisu, wyjaśnienia, akceptacji, płatności albo dodatkowej reakcji klienta. Status pomaga odróżnić faktury gotowe od tych, które nadal wymagają pracy.

  3. 3

    Opis kosztu przez klienta

    Klient może uzupełnić informacje potrzebne do prawidłowego rozliczenia dokumentu: czego dotyczy wydatek, z jakim projektem lub pojazdem jest związany, kto go zatwierdza i czy wymaga dodatkowego komentarza.

  4. 4

    Kategoria i dodatkowe informacje

    Do faktury można przypisać kategorię, opis, załączniki i inne informacje wymagane przez proces biura rachunkowego. Dzięki temu dokument nie jest oderwany od kontekstu biznesowego.

  5. 5

    Pytanie do klienta przy dokumencie

    Jeśli biuro potrzebuje doprecyzowania, pytanie może dotyczyć konkretnej faktury. Odpowiedź klienta zostaje w tym samym miejscu, razem z dokumentem i historią ustaleń.

  6. 6

    Akceptacja lub oznaczenie sprawy jako wyjaśnionej

    Po uzupełnieniu informacji dokument może otrzymać status gotowy do dalszego przetwarzania. Zespół widzi, które sprawy są zamknięte, a które nadal czekają na klienta.

  7. 7

    Pobranie dokumentu do programu księgowego

    Biuro może pobrać dokument w formacie obsługiwanym przez program księgowy razem z informacjami zebranymi w KT Desk, takimi jak kategorie, opisy i uzupełnienia od klienta. W części programów księgowych może to ograniczyć potrzebę korzystania z dodatkowo płatnego pobierania faktur bezpośrednio z KSeF.

Umów prezentację KT Desk

KT Desk porządkuje komunikację przy fakturach KSeF

KT Desk łączy dokumenty KSeF z informacjami, które normalnie krążą pomiędzy firmą a biurem rachunkowym w wielu kanałach. Aplikacja pomaga utrzymać opis, kategorie, pytania, odpowiedzi, załączniki i statusy przy konkretnym dokumencie.

Dzięki temu biuro nie musi za każdym razem odtwarzać historii kontaktu z klientem. Pracownik widzi dokument, sprawdza status, czyta opis i wie, co zostało już wyjaśnione. Klient dostaje prostszy sposób przekazania informacji potrzebnych księgowości.

Funkcje w obiegu faktur

  • pobieranie i porządkowanie dokumentów KSeF,
  • statusy faktur wymagających reakcji,
  • opisy kosztów przekazywane przez klienta,
  • kategorie i dodatkowe informacje do dokumentów,
  • pytania i odpowiedzi przy fakturze,
  • załączniki i komentarze,
  • kontrola informacji o płatnościach,
  • pobieranie dokumentów w formacie programu księgowego.

Korzyści

  • mniej ręcznego szukania informacji,
  • mniej powtarzanych pytań do klienta,
  • szybsze wyjaśnianie dokumentów,
  • lepsza kontrola statusów,
  • przejrzysta historia ustaleń przy fakturze,
  • łatwiejsze przekazanie danych do programu księgowego,
  • mniej zależności od rozproszonych maili i telefonów.

Mniej ręcznej koordynacji, więcej kontroli nad dokumentem

W biurze rachunkowym najwięcej czasu nie zawsze zajmuje samo pobranie faktury. Często trudniejsze jest zdobycie informacji, które pozwalają prawidłowo obsłużyć dokument. Gdy klient nie opisze kosztu albo odpowiedź trafi do niewłaściwego wątku mailowego, praca zespołu zatrzymuje się.

Uporządkowany obieg dokumentów KSeF pozwala szybciej wykrywać braki, kierować pytania do klienta i zamykać sprawy. To ważne szczególnie wtedy, gdy biuro obsługuje wielu klientów i codziennie pracuje z dużą liczbą faktur.

Co zyskuje klient

  • prostszy kontakt z biurem rachunkowym,
  • mniej pytań powtarzanych w różnych kanałach,
  • jasna lista dokumentów wymagających reakcji,
  • możliwość dodania opisu i załącznika przy fakturze,
  • szybsze wyjaśnianie kosztów i płatności.

Klient biura wie, co ma uzupełnić

Obieg faktur KSeF powinien być prosty nie tylko dla biura, ale także dla firmy, która przekazuje informacje do księgowości. Klient nie musi pamiętać, w którym mailu było pytanie ani komu przesłać opis kosztu.

W KT Desk klient może pracować z dokumentem w bardziej uporządkowany sposób: widzi faktury, które wymagają reakcji, może dodać opis, kategorię, komentarz lub załącznik, a biuro otrzymuje informacje w kontekście konkretnego dokumentu.

Dokument KSeF razem z opisem i kategorią

Po zebraniu informacji dokument powinien być gotowy do dalszego księgowania. KT Desk może wspierać pobieranie dokumentów KSeF w formacie obsługiwanym przez program księgowy, razem z dodatkowymi informacjami z obiegu: opisem kosztu, kategorią, statusem lub uzupełnieniem od klienta.

To ważne, ponieważ w części programów księgowych bezpośrednie pobieranie faktur z KSeF może być dodatkowo płatne. Jeśli biuro korzysta z KT Desk do pobierania dokumentów i porządkowania informacji, a następnie przekazuje dane do programu księgowego w odpowiednim formacie, może ograniczyć potrzebę korzystania z płatnego mechanizmu pobierania faktur bezpośrednio z KSeF w samym programie księgowym.

Przydatne linki

Najczęstsze pytania o obieg faktur KSeF

Czym jest obieg dokumentów KSeF?

Obieg dokumentów KSeF to proces pracy z fakturą od momentu jej pobrania z KSeF do przekazania jej do dalszego księgowania. Obejmuje opis kosztu, kategorie, pytania do klienta, akceptacje, załączniki, informacje o płatności i status dokumentu.

Czy KSeF wystarczy do obsługi faktur w biurze rachunkowym?

KSeF zapewnia dostęp do faktur, ale biuro rachunkowe nadal potrzebuje informacji od klienta. Dotyczy to m.in. opisów kosztów, kategorii, wyjaśnień, załączników i decyzji, czy dokument jest zaakceptowany albo zapłacony.

Jak KT Desk pomaga w obiegu faktur KSeF?

KT Desk łączy dokumenty KSeF z komunikacją pomiędzy firmą a biurem rachunkowym. Przy fakturze można prowadzić pytania i odpowiedzi, dodawać opisy, kategorie, załączniki oraz statusy potrzebne do dalszej obsługi.

Czy klient może opisać fakturę w KT Desk?

Tak. Klient może uzupełnić informacje potrzebne biuru rachunkowemu, na przykład opis kosztu, kategorię, komentarz lub załącznik. Dzięki temu odpowiedź pozostaje przy konkretnym dokumencie.

Czy KT Desk pomaga w kategoryzacji faktur KSeF?

Tak. KT Desk może wspierać przypisywanie kategorii i dodatkowych informacji do dokumentów KSeF, tak aby biuro pracowało na pełniejszym kontekście faktury.

Czy dokumenty można pobrać do programu księgowego?

Tak. KT Desk może umożliwiać pobieranie dokumentów KSeF w formacie obsługiwanym przez program księgowy razem z dodatkowymi informacjami, takimi jak opisy, kategorie i uzupełnienia klienta.

Czy to może ograniczyć koszty pobierania faktur z KSeF?

W części programów księgowych bezpośrednie pobieranie faktur z KSeF może być dodatkowo płatne. Jeśli biuro pobiera dokumenty przez KT Desk i przekazuje je do programu księgowego w obsługiwanym formacie, może ograniczyć potrzebę korzystania z płatnego pobierania faktur bezpośrednio z KSeF w samym programie. Zależy to od konkretnego programu księgowego i jego cennika.

Czy KT Desk zastępuje program księgowy?

Nie. KT Desk porządkuje obieg dokumentów i komunikację z klientem. Program księgowy nadal pozostaje miejscem prowadzenia księgowości, a KT Desk wspiera przygotowanie dokumentów i informacji potrzebnych do dalszego księgowania.

Dla kogo jest ten obieg faktur KSeF?

Dla biur rachunkowych, które obsługują wielu klientów i chcą ograniczyć chaos komunikacyjny przy fakturach KSeF. Strona jest też przydatna dla firm, które chcą wiedzieć, jak sprawniej przekazywać informacje swojej księgowości.

Uporządkuj obieg faktur KSeF w swoim biurze

Jeśli Twoje biuro przygotowuje się do pracy z KSeF, warto zaplanować nie tylko dostęp do faktur, ale cały przepływ informacji pomiędzy klientem a księgowością. KT Desk pomaga zbudować proces, w którym dokument, opis, pytanie, odpowiedź i status są w jednym miejscu.

Umów prezentację KT Desk Zobacz aplikację KSeF dla biur rachunkowych Sprawdź cennik