Wystawianie faktur

Moduł „Wystaw fakturę” umożliwia tworzenie, zapisywanie i wysyłanie faktur. Biuro może z niego korzystać w imieniu klienta, jeżeli taki zakres jest skonfigurowany i zgodny z uprawnieniami.

Aplikacja zawiera moduł wystawiania faktur KSeF cechujący się prostotą i wygodą użycia. Dzięki niemu firma (lub biuro rachunkowe w imieniu swojego klienta) może wystawić fakturę bezpośrednio w KSeF bez konieczności używania aplikacji podatnika KSeF.

Moduł wspiera użytkownika w prawidłowym wystawieniu faktury oraz podpowiada ostatnio użytych kontrahentów i pozycje faktury.

Włączenie i konfiguracja

Przed pierwszym uruchomieniem moduł wymaga konfiguracji przez biuro:

1.Kliknij "Skonfiguruj moduł",

2.Wskaż kto wystawia faktury - klient / biuro / klient i biuro,

3.Wybierz tryb numeracji - tu możesz ustawić tryb numeracji (automatyczna/ręczna), wskazać wyróżnik/prefiks (np. FV, KOR) i ostatni wystawiony numer dla faktur sprzedażowych i korygujących. Na jego podstawie system może wyznaczyć kolejny numer dokumentu. Dzięki osobnej numeracji dla faktur sprzedażowych i korygujących można prowadzić niezależne serie numerów dla różnych typów dokumentów.

4.Wprowadź rachunek bankowy - tutaj dodajesz konta bankowe, które będziesz wyświetlać na fakturze. Dla każdego konta możesz wskazać jego numer IBAN, nazwę banku, SWIFT/BIC, opis konta czy walutę oraz wskazać, które konta są aktywne oraz który rachunek jest domyślnym rachunkiem VAT. Konto nieaktywne pozostaje zapisane w ustawieniach, ale nie jest wykorzystywane jako dostępny rachunek do faktury. Określenie waluty rachunku pozwala systemowi dobrać odpowiednie konto do faktury w zależności od waluty dokumentu. Dzięki temu dla faktury wystawionej w określonej walucie można automatycznie wskazać właściwy rachunek bankowy. Obok rachunku dostępna jest również ikona usunięcia, która pozwala usunąć dane konto z listy. Aby dodać kolejny rachunek, należy użyć opcji Dodaj konto.

5.Uzupełnij stopkę faktury - tu wpisujesz dowolne dane, które pojawią się w dolnej części na podglądzie faktury, np. dodatkową informację dla kontrahenta, komunikat organizacyjny, dane kontaktowe, informację o płatności, inne treści, które mają pojawiać się na wystawianych dokumentach.

6.Wprowadź dane rejestrowe - tutaj wskazujesz nasze dane rejestrowe takie jak pełna nazwa, KRS, REGON czy BDO.

7.Kliknij "Włącz moduł".

Jeżeli moduł wystawiania faktur jest włączony, firma może przygotować nową fakturę w KT Desk, zapisać ją jako roboczą i wysłać do KSeF, a także przeglądać dokumenty już wysłane lub odrzucone.

Wstępna konfiguracja

Przed wystawieniem pierwszej faktury sprawdź „Ustawienia”, które znajdują się w prawym górnym rogu obok przycisku „Nowa faktura”. Sekcja ustawień podzielona jest na cztery części:

1.Numeracja – tu możemy ustawić tryb numeracji (automatyczna/ręczna), wskazać wyróżnik/prefiks (np. FV, KOR) i ostatni wystawiony numer dla faktur sprzedażowych i korygujących. Na jego podstawie system może wyznaczyć kolejny numer dokumentu. Dzięki osobnej numeracji dla faktur sprzedażowych i korygujących można prowadzić niezależne serie numerów dla różnych typów dokumentów.,

2.Rachunki bankowe – tutaj dodajemy konta bankowe, które będziemy wyświetlać na fakturze. Dla każdego konta możemy wskazać jego numer IBAN, nazwę banku, SWIFT/BIC, opis konta czy walutę oraz wskazać, które konta są aktywne oraz który rachunek jest domyślnym rachunkiem VAT. Konto nieaktywne pozostaje zapisane w ustawieniach, ale nie jest wykorzystywane jako dostępny rachunek do faktury. Określenie waluty rachunku pozwala systemowi dobrać odpowiednie konto do faktury w zależności od waluty dokumentu. Dzięki temu dla faktury wystawionej w określonej walucie można automatycznie wskazać właściwy rachunek bankowy. Obok rachunku dostępna jest również ikona usunięcia, która pozwala usunąć dane konto z listy. Aby dodać kolejny rachunek, należy użyć opcji Dodaj konto.

3.Stopka faktury – tu wpisujemy dowolne dane, które pojawią się w dolnej części na podglądzie faktury, np. dodatkową informację dla kontrahenta, komunikat organizacyjny, dane kontaktowe, informację o płatności, inne treści, które mają pojawiać się na wystawianych dokumentach.

4.Dane rejestrowe – tutaj wskazujemy nasze dane rejestrowe takie jak pełna nazwa, KRS, REGON czy BDO.

Po uzupełnieniu lub zmianie konfiguracji należy kliknąć „Zapisz ustawienia”. System zapisze wprowadzone dane i będzie je wykorzystywał podczas wystawiania kolejnych faktur.

Przycisk Anuluj zamyka okno ustawień bez zapisywania zmian.