Moduł Wymiana plików umożliwia bezpieczne udostępnianie dokumentów pomiędzy przedsiębiorcą a biurem rachunkowym. Służy do przekazywania plików, które nie są fakturami lub wymagają dodatkowej wymiany poza standardowym obiegiem dokumentów.
Na górze strony widoczna jest informacja o wykorzystanym miejscu na pliki, np. 6,32 MB / 250 MB, oraz liczba zapisanych plików. Po prawej stronie znajduje się przycisk Prześlij plik, który pozwala dodać nowy dokument do systemu.
Zakładki plików
Moduł został podzielony na dwie zakładki:
•Pliki biura – zawiera pliki przesłane przez biuro rachunkowe,
•Pliki firmy – zawiera pliki przesłane przez przedsiębiorcę lub przypisane do firmy.
Przy każdej zakładce widoczna jest liczba plików znajdujących się w danej sekcji. Po wybraniu zakładki system wyświetla odpowiednią listę dokumentów.
Lista plików
W głównej części strony znajduje się tabela z listą przesłanych plików. Przy każdym pliku widoczne są szczegółowe informacje pozwalające sprawdzić, kto i kiedy dodał dokument oraz jaki jest jego aktualny status.
Tabela zawiera następujące kolumny:
Kolumna |
Opis |
Nazwa pliku |
Nazwa przesłanego dokumentu oraz informacja, kto dodał plik. |
Opis |
Dodatkowy opis pliku wpisany podczas przesyłania dokumentu. |
Rozmiar |
Wielkość pliku. |
Data przesłania |
Data dodania pliku do systemu. |
Ważny do |
Data, do której plik jest ważny lub dostępny. |
Status |
Aktualny status pliku, np. Wygasły. |
Akcje |
Dostępne operacje dla danego pliku. |
Przy nagłówkach kolumn znajdują się ikony sortowania, które pozwalają uporządkować listę według wybranej wartości, np. nazwy pliku, rozmiaru, daty przesłania, daty ważności lub statusu.
Akcje na plikach
Z poziomu tabeli użytkownik może zaznaczać wybrane pliki oraz korzystać z dostępnych akcji. Przy każdym dokumencie dostępna jest sekcja Akcje, w której mogą znajdować się dodatkowe opcje, np. podgląd historii pliku.
Status pliku informuje, czy dokument jest nadal aktywny, czy jego ważność już wygasła. W przypadku plików oznaczonych statusem Wygasły system pokazuje, że termin dostępności dokumentu minął.
Przesyłanie pliku
Dodanie nowego dokumentu odbywa się przez kliknięcie przycisku Prześlij plik. Po jego wybraniu użytkownik może wskazać plik z komputera i uzupełnić wymagane informacje, takie jak opis lub termin ważności, jeżeli są wymagane przez system.
Dzięki temu moduł umożliwia uporządkowaną wymianę dokumentów pomiędzy firmą a biurem rachunkowym oraz pozwala kontrolować historię i status przesłanych plików.