Po kliknięciu przycisku Ustawienia system otwiera okno konfiguracji modułu wystawiania faktur. Ustawienia te wpływają na sposób tworzenia nowych dokumentów, numerację faktur, dane rachunków bankowych, stopkę dokumentu oraz dane rejestrowe sprzedawcy.
W sekcji ustawień dostępne jest pole „Kto wystawia faktury”, które pozwala określić, kto jest uprawniony do wystawiania faktur w systemie. W zależności od konfiguracji faktury może wystawiać klient, biuro albo obie strony.
Numeracja
Sekcja Numeracja służy do konfiguracji sposobu nadawania numerów fakturom. W polu Tryb numeracji można określić, czy numeracja ma być prowadzona automatycznie przez system. W przypadku numeracji automatycznej system nadaje kolejny numer faktury zgodnie z ustawionym wyróżnikiem/prefiksem oraz ostatnim zapisanym numerem.
W części Faktury sprzedażowe można uzupełnić:
•Wyróżnik/prefiks – oznaczenie stosowane w numerze faktury sprzedażowej, np. FV,
•Ostatni numer – ostatni numer faktury sprzedażowej zapisany w systemie. Na jego podstawie system może wyznaczyć kolejny numer dokumentu.
W części Faktury korygujące można uzupełnić:
•Wyróżnik/prefiks – oznaczenie stosowane w numerze faktury korygującej, np. KOR,
•Ostatni numer – ostatni numer faktury korygującej zapisany w systemie.
Dzięki osobnej numeracji dla faktur sprzedażowych i korygujących użytkownik może prowadzić niezależne serie numerów dla różnych typów dokumentów.
Rachunki bankowe
Sekcja Rachunki bankowe pozwala zdefiniować rachunki, które mogą być umieszczane na wystawianych fakturach. Przy nazwie sekcji widoczna jest liczba dodanych kont bankowych.
Dla każdego rachunku można uzupełnić:
•Numer rachunku IBAN – numer konta bankowego, który ma być dostępny na fakturze,
•Nazwa banku – opcjonalna nazwa banku,
•SWIFT/BIC – opcjonalny kod banku używany szczególnie przy płatnościach zagranicznych,
•Opis konta – dodatkowy opis rachunku, ułatwiający jego identyfikację,
•Waluta – waluta rachunku bankowego.
Określenie waluty rachunku pozwala systemowi dobrać odpowiednie konto do faktury w zależności od waluty dokumentu. Dzięki temu dla faktury wystawionej w określonej walucie można automatycznie wskazać właściwy rachunek bankowy. Przy każdym rachunku dostępny jest przełącznik Konto aktywne. Pozwala on określić, czy dane konto ma być używane przy wystawianiu faktur. Konto nieaktywne pozostaje zapisane w ustawieniach, ale nie jest wykorzystywane jako dostępny rachunek do faktury.
Obok rachunku dostępna jest również ikona usunięcia, która pozwala usunąć dane konto z listy. Aby dodać kolejny rachunek, należy użyć opcji Dodaj konto.
W przypadku faktur walutowych można również wskazać rachunek w PLN właściwy do przyjmowania płatności VAT, gdy nabywca opłaca podatek VAT w złotówkach.
Stopka faktury
Sekcja Stopka faktury umożliwia dodanie własnych treści widocznych w dolnej części faktury.
Użytkownik może uzupełnić kilka linii stopki, np.:
•dodatkową informację dla kontrahenta,
•komunikat organizacyjny,
•dane kontaktowe,
•informację o płatności,
•inne treści, które mają pojawiać się na wystawianych dokumentach.
Uzupełnione linie stopki będą wykorzystywane na fakturach zgodnie z konfiguracją dokumentu.
Dane rejestrowe
Sekcja Dane rejestrowe pozwala uzupełnić dodatkowe dane identyfikacyjne sprzedawcy. Można w niej podać:
•Pełną nazwę w rejestrze,
•KRS,
•REGON,
•BDO.
Dane te mogą być wykorzystywane na fakturach lub w informacjach identyfikujących sprzedawcę.
Zapisywanie ustawień
Po uzupełnieniu lub zmianie konfiguracji należy kliknąć Zapisz ustawienia. System zapisze wprowadzone dane i będzie je wykorzystywał podczas wystawiania kolejnych faktur.
Przycisk Anuluj zamyka okno ustawień bez zapisywania zmian.