System umożliwia tworzenie kategorii dla dokumentów sprzedaży i zakupu. Funkcja jest dostępna w sekcji Konfiguracja → Lista kategorii.
Kategorie służą do opisywania dokumentów według kryteriów przyjętych przez biuro rachunkowe. Mogą być wykorzystywane np. do oznaczania faktur kosztowych, wskazania rodzaju wydatku lub rozróżnienia dokumentów według sposobu księgowania.
Nazwa kategorii jest przekazywana w eksporcie faktur do programu księgowego, co umożliwia definiowanie różnych schematów dekretacji. Oprócz przypisania kategorii przedsiębiorca może również dodać do dokumentu własny komentarz tekstowy.
Lista kategorii
Na podstronie Kategorie faktur widoczna jest lista kategorii utworzonych dla danej firmy.
W górnej części strony znajdują się przyciski:
•Importuj kategorie – umożliwia skopiowanie kategorii z innego podmiotu,
•Dodaj kategorię – pozwala utworzyć nową kategorię.
Poniżej dostępne są filtry, które ułatwiają wyszukiwanie kategorii:
•Typ faktury – pozwala wyświetlić kategorie dla dokumentów zakupu, sprzedaży lub wszystkie kategorie,
•Status – pozwala wyświetlić kategorie aktywne, nieaktywne lub wszystkie,
•Wyczyść filtry – usuwa wybrane filtry i przywraca domyślny widok listy.
Dane widoczne w tabeli
Tabela kategorii zawiera następujące informacje:
Kolumna |
Opis |
Kategoria |
Nazwa kategorii oraz przypisany do niej kolor. |
Typ faktury |
Informacja, czy kategoria dotyczy dokumentów zakupu czy sprzedaży. |
Wymagany komentarz |
Informacja, czy przy wyborze danej kategorii przedsiębiorca musi uzupełnić komentarz do dokumentu. |
Status |
Aktualny status kategorii, np. Aktywna. |
Akcje |
Dostępne operacje dla danej kategorii. |
Przy wybranych kolumnach znajdują się ikony sortowania, które umożliwiają uporządkowanie listy według wskazanego pola.
Na dole tabeli znajduje się paginacja oraz możliwość wyboru liczby pozycji wyświetlanych na jednej stronie.
Dodawanie i edycja kategorii
Użytkownik może tworzyć wiele kategorii i przypisywać im wybrany kolor. Dzięki temu dokumenty oznaczone daną kategorią są łatwiejsze do rozpoznania na liście.
Każdą kategorię można edytować zgodnie z potrzebami biura rachunkowego. W ramach edycji można zmienić m.in. nazwę kategorii, typ faktury, kolor, status oraz ustawienie dotyczące wymaganego komentarza.
💡 Kategorie są tworzone wyłącznie dla wybranego klienta ale można je skopiować dla innych kontrahentów. |
Import kategorii
Po kliknięciu przycisku Importuj kategorie system wyświetla okno, w którym użytkownik wybiera kontrahenta lub podmiot, z którego chce skopiować istniejące kategorie.
Po potwierdzeniu operacji kategorie zostają skopiowane do aktualnie wybranej firmy. Dzięki temu biuro rachunkowe może szybko przenieść wcześniej przygotowany zestaw kategorii na nowy podmiot, bez konieczności tworzenia ich od początku.
