Polityka prywatności KT Desk

zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych użytkowników Aplikacji

1. Informacje ogólne

  1. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z aplikacji internetowej KT Desk (dalej: „Aplikacja”), w tym korzystaniem z Aplikacji w ramach 14-dniowego Okresu Testowego, a także – w odpowiednim zakresie – w związku z korzystaniem ze strony internetowej KT Desk.
  2. Polityka została przygotowana z uwzględnieniem Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”) oraz postanowień Regulaminu KT Desk.
  3. Administratorem danych osobowych przetwarzanych przez KT Desk we własnych celach, w szczególności danych konta, danych kontaktowych, danych związanych z zawarciem i realizacją umowy oraz danych technicznych i bezpieczeństwa, jest KT DESK Sp. z o.o. z siedzibą w Zebrzydowicach, ul. Księdza Antoniego Janusza 15, 43-410 Zebrzydowice, KRS 0001217125, NIP 5482774279, REGON 543722810, kapitał zakładowy 10 000,00 zł („Administrator” lub „KT Desk”).
  4. Z Administratorem można skontaktować się w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych pod adresem e-mail: info@ktdesk.pl.
  5. W odniesieniu do danych osobowych wprowadzanych do Aplikacji przez Usługobiorcę, jego Użytkowników lub Klientów Biura w ramach obsługi ich własnych klientów, pracowników, współpracowników lub kontrahentów, KT Desk co do zasady działa jako podmiot przetwarzający na rzecz właściwego administratora danych. Zasady takiego przetwarzania określa umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych oraz art. 28 RODO.

2. Definicje i role w przetwarzaniu danych

  1. Pojęcia zapisane wielką literą, które nie zostały odrębnie zdefiniowane w niniejszej Polityce, mają znaczenie nadane im w Regulaminie KT Desk.
  2. Na potrzeby niniejszej Polityki przez „Dane Użytkowe” rozumie się dane wprowadzone, przesłane, utworzone, pobrane lub zapisane w Aplikacji przez Usługobiorcę, Użytkowników lub Klientów Biura, w szczególności dokumenty, wiadomości, ustawienia, dane dotyczące obsługiwanych podmiotów oraz inne informacje przetwarzane w ramach funkcjonalności Aplikacji.
  3. W zależności od konkretnej operacji przetwarzania KT Desk może występować jako administrator danych albo jako podmiot przetwarzający. Sam fakt technicznego przechowywania danych w Aplikacji nie oznacza, że KT Desk staje się administratorem wszystkich danych zawartych w Aplikacji.

3. Zakres przetwarzanych danych

W zależności od sposobu korzystania z Aplikacji lub strony internetowej KT Desk mogą być przetwarzane w szczególności następujące kategorie danych:

  • dane identyfikacyjne i kontaktowe, w szczególności imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwa firmy lub instytucji oraz dane dotyczące roli lub uprawnień Użytkownika;
  • dane związane z utworzeniem i obsługą Konta, w tym login oraz hasło przechowywane w postaci zabezpieczonej kryptograficznie;
  • dane techniczne i eksploatacyjne, w tym adres IP, identyfikatory sesji, informacje o urządzeniu i przeglądarce, logi systemowe, informacje o próbach logowania i zdarzeniach związanych z bezpieczeństwem;
  • dane dotyczące zawarcia i realizacji Umowy lub uruchomienia Okresu Testowego, w tym dane organizacyjne i rozliczeniowe niezbędne do obsługi relacji z Usługobiorcą;
  • treść korespondencji, zgłoszeń serwisowych i kontaktów z pomocą techniczną;
  • dane Użytkowe, w tym dane zawarte w dokumentach i wiadomościach, dane związane z obsługą KSeF oraz dane klientów, pracowników, współpracowników i kontrahentów Usługobiorcy – w zakresie, w jakim zostaną wprowadzone do Aplikacji;
  • dane gromadzone za pośrednictwem plików cookies i podobnych technologii, w zakresie wynikającym z wybranych ustawień zgód;
  • inne dane dobrowolnie przekazane przez Użytkownika w związku z korzystaniem z Aplikacji lub kontaktem z KT Desk.

4. Źródła danych

  1. Dane mogą być pozyskiwane bezpośrednio od Użytkownika, od Usługobiorcy lub innego Użytkownika, który nadaje dostęp do Aplikacji, a także automatycznie w związku z korzystaniem z Aplikacji lub strony internetowej.
  2. Jeżeli Użytkownik korzysta z integracji lub funkcji umożliwiających wymianę danych z KSeF albo innym systemem zewnętrznym, dane mogą być pobierane z takiego systemu w zakresie wynikającym z konfiguracji Aplikacji, nadanych uprawnień oraz polecenia właściwego administratora danych.

5. Cele i podstawy prawne przetwarzania przez KT Desk jako administratora

KT Desk może przetwarzać dane osobowe jako administrator w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

  1. świadczenie usług, utworzenie i obsługa Konta, realizacja Umowy oraz umożliwienie skorzystania z Okresu Testowego – art. 6 ust. 1 lit. b RODO – jeżeli osoba, której dane dotyczą, jest stroną umowy lub podejmuje działania przed jej zawarciem; w przypadku Użytkowników działających w imieniu Usługobiorcy – art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes polegający na realizacji relacji z Usługobiorcą i zarządzaniu dostępem do Aplikacji.
  2. obsługa zgłoszeń, komunikacja organizacyjna i techniczna oraz zapewnienie prawidłowego działania Aplikacji – art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a w zakresie wykraczającym poza wykonanie umowy – art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu sprawnej obsługi i rozwoju usługi.
  3. zapewnienie bezpieczeństwa Aplikacji, zapobieganie nadużyciom, wykrywanie incydentów, prowadzenie logów i dochodzenie roszczeń – art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie systemów, danych, użytkowników i praw Administratora.
  4. realizacja obowiązków rachunkowych, podatkowych i innych obowiązków wynikających z przepisów prawa – art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
  5. obsługa dobrowolnych zgód, w tym zgód dotyczących określonych cookies lub narzędzi analitycznych – art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda, jeżeli jest ona wymagana i została udzielona.

W odniesieniu do danych powierzonych KT Desk przez Usługobiorcę lub innego administratora danych podstawę prawną przetwarzania osób, których dane dotyczą, ustala ten administrator. KT Desk przetwarza takie dane na jego udokumentowane polecenie i na zasadach określonych w umowie powierzenia przetwarzania danych.

6. 14-dniowy Okres Testowy i dane w środowisku produkcyjnym

  1. Usługodawca może umożliwić Usługobiorcy korzystanie z Aplikacji przez Okres Testowy wynoszący 14 kolejnych dni kalendarzowych, zgodnie z Regulaminem KT Desk.
  2. Okres Testowy odbywa się w środowisku produkcyjnym. Nie jest to środowisko demonstracyjne ani testowe KSeF. Oznacza to, że w czasie testu mogą być przetwarzane rzeczywiste dane Usługobiorcy i jego klientów, a czynności wykonywane z wykorzystaniem KSeF mogą dotyczyć rzeczywistych dokumentów i danych.
  3. W Okresie Testowym KT Desk stosuje wobec danych osobowych te same zasady bezpieczeństwa i ochrony, co podczas odpłatnego korzystania z Aplikacji.
  4. Przed wprowadzeniem do Aplikacji danych osobowych innych osób Usługobiorca powinien posiadać właściwą podstawę prawną ich przetwarzania oraz – jeżeli KT Desk ma przetwarzać te dane w imieniu Usługobiorcy – zapewnić obowiązywanie odpowiedniej umowy powierzenia przetwarzania danych również w Okresie Testowym.
  5. Jeżeli po upływie 14 dni Usługobiorca nie zawrze Umowy umożliwiającej dalsze korzystanie z Aplikacji, dostęp Usługobiorcy i powiązanych Użytkowników do Aplikacji oraz Danych Użytkowych zostaje zablokowany.
  6. Po zablokowaniu dostępu Dane Użytkowe są przechowywane przez okres 30 dni. W tym czasie pozostają niedostępne dla Usługobiorcy za pośrednictwem Aplikacji, chyba że KT Desk postanowi inaczej w indywidualnym przypadku albo wcześniej zostanie zawarta Umowa umożliwiająca dalsze korzystanie z Aplikacji.
  7. Jeżeli w ciągu 30 dni od zablokowania dostępu Usługobiorca zawrze Umowę, KT Desk może przywrócić dostęp do Konta i Danych Użytkowych zgodnie z Regulaminem, o ile dane nie zostały wcześniej usunięte na żądanie właściwego administratora danych lub na podstawie obowiązujących przepisów.
  8. Po upływie 30-dniowego okresu retencji Dane Użytkowe są usuwane z aktywnych systemów Aplikacji, z zastrzeżeniem danych, których dalsze przechowywanie jest wymagane przez prawo, jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń albo wynika z zasad wykonywania i retencji kopii zapasowych.
  9. Dane znajdujące się w kopiach zapasowych są usuwane lub nadpisywane zgodnie ze standardowym cyklem retencji kopii zapasowych. Do czasu usunięcia lub nadpisania nie są wykorzystywane do bieżącego świadczenia Usługi, z wyjątkiem przypadków uzasadnionych względami technicznymi, bezpieczeństwem lub obowiązującymi przepisami prawa.
  10. Usunięcie danych z Aplikacji nie powoduje usunięcia danych przechowywanych niezależnie w KSeF, na urządzeniach Użytkownika ani w innych systemach pozostających poza kontrolą KT Desk.

7. Powierzenie przetwarzania danych

  1. Jeżeli Usługobiorca wprowadza do Aplikacji dane osobowe, których administratorem jest on sam lub podmiot, w imieniu którego działa, KT Desk przetwarza te dane jako podmiot przetwarzający w zakresie niezbędnym do świadczenia Usługi.
  2. Powierzenie przetwarzania powinno zostać uregulowane umową zgodną z art. 28 RODO. Dotyczy to również Okresu Testowego, jeżeli w jego trakcie do Aplikacji wprowadzane są rzeczywiste dane osobowe osób trzecich.
  3. KT Desk przetwarza dane powierzone wyłącznie na udokumentowane polecenie administratora, z zachowaniem poufności oraz z zastosowaniem odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, z zastrzeżeniem przypadków, w których obowiązek przetwarzania wynika z przepisów prawa.
  4. Po zakończeniu świadczenia usług dane powierzone podlegają zwrotowi lub usunięciu zgodnie z umową powierzenia, Regulaminem oraz właściwymi poleceniami administratora, chyba że prawo Unii Europejskiej lub prawo polskie wymaga ich dalszego przechowywania.

8. Odbiorcy danych i podmioty wspierające KT Desk

W zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych celów dane mogą być udostępniane lub powierzane w szczególności:

  • dostawcom hostingu, infrastruktury serwerowej, usług chmurowych i kopii zapasowych;
  • podmiotom świadczącym usługi informatyczne, utrzymaniowe, bezpieczeństwa oraz wsparcia technicznego;
  • dostawcom narzędzi komunikacyjnych, poczty elektronicznej i systemów obsługi zgłoszeń;
  • podmiotom świadczącym usługi księgowe, prawne lub audytowe – w zakresie niezbędnym do realizacji obowiązków KT Desk lub ochrony jego praw;
  • operatorom lub administratorom systemów zewnętrznych, w tym KSeF, gdy wymiana danych następuje na żądanie Użytkownika, w ramach funkcjonalności Aplikacji i zgodnie z nadanymi uprawnieniami;
  • organom publicznym, sądom i innym uprawnionym podmiotom, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.

Dane osobowe nie są sprzedawane podmiotom trzecim. Podmioty przetwarzające dane na zlecenie KT Desk są zobowiązane do ich ochrony na podstawie odpowiednich umów i mogą przetwarzać dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji powierzonych im usług.

9. Lokalizacja danych i przekazywanie poza EOG

  1. Dane Aplikacji są co do zasady przechowywane i przetwarzane na serwerach zlokalizowanych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. W uzasadnionych przypadkach technicznych KT Desk może korzystać z infrastruktury zlokalizowanej na terytorium Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego, z zachowaniem wymogów RODO.
  2. Jeżeli korzystanie z określonego dostawcy lub narzędzia wiązałoby się z przekazywaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, przekazanie odbywa się wyłącznie przy zastosowaniu mechanizmu dopuszczonego przez RODO, w szczególności na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo standardowych klauzul umownych, o ile są wymagane.

10. Okres przechowywania i usuwanie danych

  1. Dane przetwarzane w związku z aktywnym Kontem i świadczeniem Usługi są przechowywane przez czas niezbędny do realizacji Umowy lub korzystania z Aplikacji, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa albo niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
  2. W przypadku Okresu Testowego szczególne zasady retencji Danych Użytkowych określa pkt 6 niniejszej Polityki: po 14 dniach dostęp jest blokowany, a Dane Użytkowe są co do zasady przechowywane jeszcze przez 30 dni, po czym są usuwane z aktywnych systemów Aplikacji.
  3. Dane rozliczeniowe i dokumenty księgowe są przechowywane przez okres wynikający z obowiązujących przepisów podatkowych i rachunkowych.
  4. Dane przetwarzane na podstawie zgody są przetwarzane do czasu jej cofnięcia, chyba że istnieje inna podstawa prawna do dalszego przetwarzania.
  5. Dane techniczne, logi bezpieczeństwa oraz informacje o zdarzeniach systemowych są przechowywane przez okres uzasadniony potrzebą zapewnienia bezpieczeństwa, diagnostyki, zapobiegania nadużyciom i ochrony przed roszczeniami, z uwzględnieniem zasady ograniczenia przechowywania.
  6. Dane w kopiach zapasowych mogą pozostawać przechowywane do czasu ich usunięcia lub nadpisania w ramach standardowego cyklu retencji kopii zapasowych.
  7. W odniesieniu do danych powierzonych KT Desk jako podmiotowi przetwarzającemu okres przechowywania i sposób zakończenia przetwarzania określa przede wszystkim umowa powierzenia, Regulamin oraz udokumentowane polecenia właściwego administratora danych.

11. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, w przypadkach przewidzianych przez RODO przysługuje prawo do:

  • dostępu do danych i uzyskania ich kopii;
  • sprostowania nieprawidłowych danych lub uzupełnienia danych niekompletnych;
  • usunięcia danych;
  • ograniczenia przetwarzania;
  • przenoszenia danych;
  • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
  • cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem;
  • wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
  1. Wnioski dotyczące danych, dla których administratorem jest KT Desk, można kierować na adres info@ktdesk.pl.
  2. Jeżeli żądanie dotyczy danych powierzonych KT Desk przez Biuro lub inny podmiot będący administratorem danych, osoba, której dane dotyczą, powinna w pierwszej kolejności skontaktować się z tym administratorem. KT Desk wspiera administratora w realizacji praw osób, których dane dotyczą, w zakresie wynikającym z art. 28 RODO i umowy powierzenia.

12. Dobrowolność podania danych i zautomatyzowane decyzje

  1. Podanie danych niezbędnych do utworzenia Konta, uruchomienia Okresu Testowego, zawarcia lub realizacji Umowy jest dobrowolne, ale ich niepodanie może uniemożliwić korzystanie z Aplikacji lub realizację określonej funkcjonalności.
  2. Podanie danych oznaczonych jako opcjonalne jest dobrowolne i nie stanowi warunku korzystania z podstawowych funkcji Aplikacji, o ile przy danym formularzu nie wskazano inaczej.
  3. KT Desk nie wykorzystuje danych osobowych do podejmowania wobec Użytkownika decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływających, wyłącznie w sposób zautomatyzowany, chyba że przed rozpoczęciem takiego przetwarzania Użytkownik zostanie o nim odrębnie poinformowany zgodnie z RODO.

13. Bezpieczeństwo danych

KT Desk stosuje środki techniczne i organizacyjne adekwatne do charakteru, zakresu, kontekstu i celów przetwarzania oraz ryzyka dla praw i wolności osób fizycznych. Środki te obejmują w szczególności:
  • szyfrowanie transmisji danych z wykorzystaniem protokołów SSL/TLS;
  • kontrolę dostępu, uprawnień i uwierzytelniania Użytkowników;
  • rejestrowanie zdarzeń i monitorowanie zdarzeń związanych z bezpieczeństwem;
  • regularne wykonywanie kopii zapasowych;
  • stosowanie zasad ograniczonego dostępu do danych i poufności osób upoważnionych;
  • aktualizowanie zabezpieczeń i procedur w miarę rozwoju Aplikacji i zmian ryzyka.

14. Pliki cookies i podobne technologie

  1. Aplikacja i strona internetowa KT Desk mogą wykorzystywać niezbędne pliki cookies i podobne technologie w celu zapewnienia prawidłowego działania, utrzymania sesji, bezpieczeństwa i zapamiętywania ustawień Użytkownika.
  2. Za zgodą Użytkownika mogą być uruchamiane dodatkowe narzędzia analityczne, statystyczne lub zewnętrzne materiały, w tym Google Analytics oraz osadzone treści serwisów zewnętrznych, takich jak YouTube, zgodnie z aktualnymi ustawieniami mechanizmu zgód na stronie KT Desk.
  3. Użytkownik może zarządzać zgodami za pomocą ustawień cookies dostępnych na stronie oraz – w odpowiednim zakresie – ustawień swojej przeglądarki. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

15. Zmiany Polityki Prywatności

  1. KT Desk może aktualizować niniejszą Politykę w szczególności w przypadku zmian przepisów prawa, zmian funkcjonalności Aplikacji, sposobu przetwarzania danych, dostawców technologicznych lub zasad świadczenia Usługi.
  2. Aktualna wersja Polityki jest publikowana na stronie KT Desk lub w Aplikacji. W przypadku zmian istotnie wpływających na zasady przetwarzania danych Użytkownicy mogą zostać poinformowani również innym odpowiednim kanałem komunikacji.

16. Kontakt i wejście w życie

  1. W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można skontaktować się z KT DESK Sp. z o.o. pod adresem e-mail: info@ktdesk.pl lub korespondencyjnie: ul. Księdza Antoniego Janusza 15, 43-410 Zebrzydowice.
  2. Polityka obowiązuje od dnia jej opublikowania.

Data publikacji / wejścia w życie: 2026-09-21