Regulamin KT Desk

dotyczący aplikacji do obsługi dokumentów KSeF

§1. Postanowienia ogólne

  1. Niniejszy Regulamin określa zasady korzystania z aplikacji internetowej KT DESK udostępnianej w modelu SaaS.
  2. Usługodawcą Aplikacji jest KT DESK sp. z o.o. z siedzibą w Zebrzydowicach, ul. Księdza Antoniego Janusza 15, 43-410 Zebrzydowice, KRS 0001217125, NIP 5482774279.
  3. Regulamin stanowi integralną część Umowy o świadczenie usług KT DESK zawieranej pomiędzy Usługodawcą a Usługobiorcą. W przypadku korzystania z Aplikacji w ramach Okresu Testowego Regulamin określa zasady korzystania z Aplikacji przed zawarciem Umowy albo niezależnie od jej zawarcia, w zakresie wynikającym z niniejszego Regulaminu.
  4. Aplikacja dostępna jest pod adresem: https://ktdesk.pl.
  5. Korzystanie z Aplikacji, w tym korzystanie w ramach Okresu Testowego, oznacza akceptację Regulaminu oraz dokumentów powiązanych, w szczególności Polityki Prywatności i Cennika.

§2. Definicje

Na potrzeby Regulaminu przyjmuje się następujące znaczenie pojęć:

  1. Aktywny Klient – Klient Biura aktywny przez dowolny moment danego miesiąca rozliczeniowego.
  2. Aplikacja – aplikacja internetowa KT DESK służąca do obsługi dokumentów z KSeF oraz komunikacji pomiędzy Biurem a jego Klientami.
  3. Katalog – udostępniany w ramach Aplikacji katalog biur rachunkowych korzystających z Aplikacji, których wpisy zostały zgłoszone przez Biuro i potwierdzone przez Usługodawcę.
  4. Dane Użytkowe – dane wprowadzone, przesłane, utworzone lub zapisane w Aplikacji przez Usługobiorcę, jego Użytkowników lub Klientów Biura w związku z korzystaniem z Aplikacji, w szczególności pliki, wiadomości, ustawienia, dane dotyczące obsługiwanych podmiotów oraz inne dane przetwarzane w ramach funkcjonalności Aplikacji.
  5. Klient Biura – przedsiębiorca obsługiwany przez Biuro w ramach Aplikacji.
  6. Konto – indywidualna przestrzeń dostępowa w Aplikacji przypisana do Biura, jego Pracownika lub Klienta.
  7. KSeF – Krajowy System e-Faktur w rozumieniu obowiązujących przepisów prawa.
  8. Okres Testowy – okres 14 kolejnych dni kalendarzowych, w którym Usługobiorca może korzystać z Aplikacji na zasadach określonych w Regulaminie.
  9. Umowa – umowa o świadczenie usług KT DESK zawarta pomiędzy Usługodawcą a Usługobiorcą, na podstawie której Usługobiorca korzysta z Aplikacji odpłatnie, chyba że Strony uzgodnią inaczej.
  10. Usługodawca – KT DESK sp. z o.o.
  11. Usługobiorca / Biuro – podmiot prowadzący działalność biura rachunkowego, który zawarł Umowę z Usługodawcą albo korzysta z Aplikacji w ramach Okresu Testowego.
  12. Użytkownik – osoba fizyczna korzystająca z Aplikacji w imieniu i na rzecz Usługobiorcy lub Klienta Usługobiorcy.

§3. Zakres i charakter Usługi

  1. Usługa polega na zapewnieniu dostępu do Aplikacji w modelu SaaS, bez przenoszenia praw autorskich ani udostępniania kodu źródłowego.
  2. Aplikacja służy w szczególności do:
    • obsługi dokumentów pochodzących z KSeF,
    • komunikacji Biura z Klientami,
    • organizacji i przetwarzania danych księgowych.
  3. Usługa świadczona jest wyłącznie w zakresie funkcjonalności udostępnionych w danym momencie przez Usługodawcę.
  4. Szczegółowe dane faktur pobrane z KSeF nie są przechowywane na serwerze Aplikacji. Szczegółowe dane faktur mogą być przechowywane na urządzeniu końcowym Użytkownika w celu przyspieszenia działania Aplikacji.
  5. Dane przesyłanych plików, treści wiadomości w komunikatorze oraz certyfikatów biura rachunkowego są przechowywane w postaci zaszyfrowanej.
  6. Indywidualne dane autoryzacyjne do KSeF opcjonalnie podane przez Użytkownika są przechowywane w postaci zaszyfrowanej na urządzeniu końcowym Użytkownika.
  7. Usługa działa w oparciu o produkcyjne środowisko KSeF, a wszystkie dane wprowadzane do systemu muszą być prawdziwe i aktualne.
  8. Zasada określona w ust. 7 ma zastosowanie również w Okresie Testowym. Okres Testowy nie stanowi środowiska demonstracyjnego ani testowego KSeF, a czynności wykonywane przez Użytkownika mogą dotyczyć rzeczywistych danych i dokumentów oraz wywoływać skutki właściwe dla produkcyjnego środowiska KSeF.
  9. Usługodawca nie świadczy usług księgowych ani doradczych – Aplikacja ma charakter narzędzia informatycznego.

§3a. Katalog biur rachunkowych

  1. W ramach Aplikacji Usługodawca może udostępniać Katalog biur rachunkowych korzystających z Aplikacji. Umieszczenie Biura w Katalogu nie następuje automatycznie.
  2. Biuro może zgłosić chęć publikacji w Katalogu poprzez zaznaczenie odpowiedniej opcji w Aplikacji oraz przekazanie danych i treści wymaganych do przygotowania wpisu. Samo zgłoszenie chęci publikacji nie oznacza jeszcze opublikowania wpisu.
  3. Publikacja wpisu w Katalogu wymaga każdorazowo potwierdzenia przez Usługodawcę. Usługodawca może odmówić publikacji, wstrzymać ją lub zwrócić się do Biura o uzupełnienie albo zmianę danych.
  4. Wpis w Katalogu może obejmować dane kontaktowe Biura przekazane przez Biuro oraz krótki tekst promocyjny dotyczący działalności Biura. Zakres prezentowanych danych może zależeć od funkcjonalności Aplikacji dostępnych w danym momencie.
  5. Biuro odpowiada za prawdziwość, aktualność i kompletność danych przekazanych do publikacji, a także za posiadanie podstawy prawnej do publikacji danych kontaktowych oraz praw do wykorzystania przekazanego tekstu promocyjnego i innych materiałów.
  6. Tekst promocyjny musi dotyczyć działalności Biura, być zgodny z dobrymi obyczajami i obowiązującymi przepisami prawa oraz nie może wprowadzać w błąd, naruszać praw osób trzecich ani zawierać treści bezprawnych, obraźliwych lub sprzecznych z zasadami współżycia społecznego. Usługodawca może odmówić publikacji tekstu, zażądać jego zmiany albo usunąć go z Katalogu, jeżeli stwierdzi jego niezgodność z niniejszym Regulaminem, prawem lub dobrymi obyczajami.
  7. Publikacja wpisu w Katalogu jest bezpłatna i nie wiąże się z naliczeniem dodatkowej opłaty na rzecz Usługodawcy.
  8. Usługodawca może wyłączyć publikację danych Biura w Katalogu, w szczególności w przypadku stwierdzenia naruszenia Regulaminu, Umowy, przepisów prawa lub dobrych obyczajów, a także w przypadku wystąpienia zaległości płatniczych Biura wobec Usługodawcy. Wyłączenie publikacji może nastąpić bez uszczerbku dla innych uprawnień Usługodawcy określonych w Regulaminie lub Umowie.
  9. Usługodawca może w każdym czasie usunąć funkcję Katalogu z Aplikacji albo zmienić jej zakres. Biuru, którego wpis był wcześniej opublikowany w Katalogu, nie przysługuje z tego tytułu odszkodowanie, zwrot opłat ani jakiekolwiek inne roszczenie wobec Usługodawcy.

§4. Dostęp do Aplikacji i Konta

  1. Dostęp do Aplikacji następuje po:
    • zawarciu Umowy albo uruchomieniu przez Usługodawcę Okresu Testowego,
    • aktywacji Konta poprzez link wysłany na adres e-mail wskazany przez Użytkownika.
  2. Logowanie odbywa się przy użyciu adresu e-mail oraz hasła ustalonego przez Użytkownika.
  3. Jeden adres e-mail może być przypisany do wielu podmiotów (Biur i Klientów), z różnymi zakresami uprawnień.
  4. Biuro zarządza dostępami Użytkowników działających na jego rzecz oraz swoich Klientów i ich Użytkowników. Biuro ponosi odpowiedzialność za działania i zaniechania swoich Użytkowników oraz Klientów Biura, którym nadało dostęp, jak za własne działania i zaniechania.
  5. Użytkownicy zobowiązani są do zachowania poufności danych dostępowych.
  1. Usługodawca może umożliwić Usługobiorcy korzystanie z Aplikacji w ramach Okresu Testowego wynoszącego 14 kolejnych dni kalendarzowych.
  2. Okres Testowy rozpoczyna się z chwilą uruchomienia przez Usługodawcę dostępu testowego dla Biura, chyba że Usługodawca i Usługobiorca uzgodnią inny termin rozpoczęcia Okresu Testowego.
  3. Okres Testowy jest nieodpłatny, chyba że przed jego rozpoczęciem Usługodawca i Usługobiorca wyraźnie uzgodnią inaczej.
  4. W czasie Okresu Testowego Aplikacja działa w środowisku produkcyjnym. Okres Testowy nie stanowi środowiska demonstracyjnego ani testowego KSeF. Usługobiorca przyjmuje do wiadomości, że dane wykorzystywane w Aplikacji mogą stanowić rzeczywiste dane jego przedsiębiorstwa lub Klientów Biura, a czynności wykonywane z wykorzystaniem produkcyjnego środowiska KSeF mogą dotyczyć rzeczywistych dokumentów i danych.
  5. W Okresie Testowym Usługobiorca oraz Użytkownicy zobowiązani są do przestrzegania Regulaminu na takich samych zasadach jak podczas korzystania z Aplikacji na podstawie Umowy, z uwzględnieniem odmienności wynikających z niniejszego paragrafu.
  6. Upływ Okresu Testowego nie powoduje automatycznego rozpoczęcia odpłatnego świadczenia Usługi ani powstania obowiązku zapłaty, chyba że Usługobiorca wcześniej zawarł z Usługodawcą Umowę przewidującą dalsze korzystanie z Aplikacji po zakończeniu Okresu Testowego.
  7. Jeżeli do końca Okresu Testowego Usługobiorca nie zawrze Umowy umożliwiającej dalsze korzystanie z Aplikacji, z upływem Okresu Testowego dostęp Usługobiorcy oraz powiązanych z nim Użytkowników do Aplikacji i Danych Użytkowych zostaje zablokowany.
  8. Po zablokowaniu dostępu, o którym mowa w ust. 7, Dane Użytkowe są przechowywane przez okres 30 dni. W tym okresie Usługobiorca i Użytkownicy nie mają dostępu do Danych Użytkowych za pośrednictwem Aplikacji, chyba że Usługodawca postanowi inaczej w indywidualnym przypadku.
  9. Jeżeli przed upływem okresu, o którym mowa w ust. 8, Usługobiorca zawrze Umowę dotyczącą dalszego korzystania z Aplikacji, Usługodawca przywróci dostęp do Konta oraz Danych Użytkowych niezwłocznie po spełnieniu warunków dostępu wynikających z Umowy, o ile dane nie zostały wcześniej usunięte na żądanie Usługobiorcy albo na podstawie obowiązujących przepisów prawa.
  10. Po upływie okresu, o którym mowa w ust. 8, Dane Użytkowe zostaną usunięte z aktywnych systemów Aplikacji, z zastrzeżeniem danych, których dalsze przechowywanie jest wymagane na podstawie przepisów prawa, niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń albo wynika z zasad wykonywania i retencji kopii zapasowych.
  11. Dane znajdujące się w kopiach zapasowych zostaną usunięte lub nadpisane zgodnie ze standardowym cyklem retencji kopii zapasowych stosowanym przez Usługodawcę. Do czasu ich usunięcia lub nadpisania dane takie nie będą wykorzystywane do bieżącego świadczenia Usługi, z wyjątkiem przypadków, w których ich odtworzenie jest niezbędne ze względów technicznych, bezpieczeństwa lub obowiązujących przepisów prawa.
  12. Usunięcie Danych Użytkowych z Aplikacji nie powoduje usunięcia danych przechowywanych niezależnie w KSeF, na urządzeniach Użytkowników ani w innych systemach pozostających poza kontrolą Usługodawcy.
  13. Usługobiorca odpowiada za zabezpieczenie lub pobranie danych, które zamierza zachować po zakończeniu Okresu Testowego, przed upływem tego okresu, chyba że Aplikacja lub odrębne uzgodnienia z Usługodawcą przewidują możliwość ich pobrania w innym terminie.
  14. Usługodawca może ograniczyć możliwość wielokrotnego korzystania z Okresu Testowego przez tego samego Usługobiorcę, podmiot z nim powiązany lub Użytkownika działającego w jego imieniu.

§5. Dane i odpowiedzialność za treści

  1. Wszelkie dane wprowadzane do Aplikacji należą do Biura lub jego Klientów.
  2. Usługodawca przetwarza dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia Usługi, zapewnienia bezpieczeństwa Aplikacji oraz wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa.
  3. Biuro oświadcza, że posiada podstawę prawną do przetwarzania danych swoich Klientów oraz innych danych przekazywanych Usługodawcy w związku z korzystaniem z Aplikacji, w tym w Okresie Testowym oraz w odniesieniu do danych przeznaczonych do publikacji w Katalogu.
  4. Usługodawca nie odpowiada za:
    • błędne dane wprowadzone przez Użytkowników,
    • skutki decyzji podjętych na podstawie danych z Aplikacji,
    • treści lub dane przekazane przez Biuro do publikacji w Katalogu.

§6. Ograniczenia korzystania

Zabronione jest w szczególności:

  • korzystanie z Aplikacji w sposób sprzeczny z prawem lub Regulaminem,
  • udostępnianie Usługi podmiotom nieuprawnionym,
  • podejmowanie działań mogących zakłócić działanie Aplikacji,
  • dekompilacja, inżynieria wsteczna lub obchodzenie zabezpieczeń,
  • przekazywanie do publikacji w Katalogu treści lub danych naruszających Regulamin, przepisy prawa, dobre obyczaje albo prawa osób trzecich.

§7. Dostępność Usługi i wsparcie

  1. Usługodawca dokłada należytej staranności w celu zapewnienia ciągłości działania Aplikacji.
  2. Dopuszczalne są przerwy techniczne, aktualizacje oraz prace serwisowe.
  3. Usługodawca zapewnia Użytkownikom wsparcie techniczne dotyczące funkcjonowania Aplikacji KT DESK.
  4. Wsparcie techniczne świadczone jest drogą telefoniczną oraz elektroniczną.
  5. Szczegóły wsparcia określane są na stronie https://ktdesk.pl.

§8. Blokada dostępu do Usługi

  1. Usługodawca może ograniczyć lub zablokować dostęp do Aplikacji w wyniku zaistnienia jednej z następujących przesłanek:
    • zaległości finansowe Usługobiorcy wobec Usługodawcy za korzystanie z KT DESK,
    • naruszenie przez Usługobiorcę zapisów Regulaminu lub Umowy,
    • naruszenie bądź podejrzenie naruszenia zasad bezpieczeństwa przez Usługobiorcę,
    • upływ Okresu Testowego, jeżeli Usługobiorca nie zawarł Umowy umożliwiającej dalsze korzystanie z Aplikacji – na zasadach określonych w §4a.
  2. Z zastrzeżeniem blokady wynikającej z zakończenia Okresu Testowego, dostęp zostanie przywrócony niezwłocznie po ustaniu przyczyny blokady lub wyjaśnieniu okoliczności stanowiących podstawę blokady, nie później niż w ciągu dwóch dni roboczych. W przypadku blokady związanej z zakończeniem Okresu Testowego przywrócenie dostępu następuje na zasadach określonych w §4a ust. 9.

§9. Dane osobowe

  1. Administratorem danych osobowych w zakresie danych rejestrowych jest Usługodawca.
  2. Dane przetwarzane są zgodnie z RODO oraz Polityką Prywatności.
  3. W razie potrzeby Strony zawierają odrębną Umowę powierzenia przetwarzania danych.
  4. Dane użytkowników Aplikacji są przechowywane i przetwarzane na serwerach zlokalizowanych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. W uzasadnionych przypadkach technicznych Usługodawca może korzystać z infrastruktury serwerowej zlokalizowanej na terytorium Unii Europejskiej lub EOG, z zachowaniem zgodności z RODO.
  5. W przypadku korzystania z Aplikacji w ramach Okresu Testowego zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych są takie same jak podczas korzystania z Aplikacji na podstawie Umowy. Jeżeli korzystanie z Aplikacji wiąże się z powierzeniem Usługodawcy przetwarzania danych osobowych przez Usługobiorcę, odpowiednia umowa powierzenia przetwarzania danych powinna obowiązywać również w Okresie Testowym.
  6. Zablokowanie dostępu po zakończeniu Okresu Testowego nie oznacza natychmiastowego usunięcia Danych Użytkowych. Dane podlegają retencji i usunięciu zgodnie z §4a Regulaminu, Polityką Prywatności oraz obowiązującymi przepisami prawa.

§10. Zmiany Regulaminu

  1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności:
    • zmian prawa,
    • zmian funkcjonalnych Aplikacji,
    • zmian organizacyjnych.
  2. Zmiany publikowane są na stronie Aplikacji.

§11. Postanowienia końcowe

  1. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie ma Umowa oraz przepisy prawa.
  2. Spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy, o ile bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa nie stanowią inaczej.
  3. Regulamin obowiązuje od dnia publikacji.

Data publikacji / wejścia w życie: 2026-09-21